公司企业跟单员职责

公司企业跟单员职责

曾经有一位德国的客人跟我说:“永远不要相信工厂”,我也曾多次对别人提起此话,不同的人对这句话有不同的理解。有的人认为:工厂没有信誉或者工厂没有素质等等。但是,我是这么理解的:工厂里的工作非常复杂,只要自己干过工厂的人都知道,工厂里的事情太多了。工厂的老板面临两大任务:一是筹措流动资金,二是管理工厂。如果是中小型工厂,没有专门的采购人员,那么工厂的老板还有一个耗时耗力的重任:原材料和配件采购。这三大任务足以让工厂的老板忙的团团转,这必然会带来管理上的漏洞,进而导致质量和交货期出现问题。因此,我们才会“永远不要相信工厂”。

管理一个工厂,就好比中医给病人诊断,需要做到:望、闻、问、切。工厂里有很多管理人员,比如说总经理、管理厂长、生产厂长、车间主任、质检员等等,我想这些人员都应该做到望、闻、问、切这四点。只有这样,我们才能够发现问题,并解决问题。望,就是养成仔细观察的习惯,发现一些细节上的问题,比如产品的瑕疵,管理上的疏忽等等,进而找出问题的根本,是什么造成了这些细节上的问题?管理?还是其他?闻,就是我们要仔细聆听别人的建议,不要做唯我独大或者唯我独懂这样的人,我想这跟自信或者胸有成竹完全是两种事情;别人的意见我们要听,要仔细的听,听完了之后自己再做出判断,好的意见一定要吸收,不好的意见就把它抛弃,我想这关系到管理人员的判断能力和实践经验的积累以及为人处世的哲学。我们要养成相互学习的习惯,养成谦虚、谨慎、不骄不躁的习惯。厂长可以向每一个岗位上的员工学习,具体岗位上的员工可以向厂长学习。具体岗位上员工因为自己在一直亲身实践着,所以有可能对从事的工种进行提高或改进;厂长之所以是厂长,就是凭借多年积累起来的实践经验和刻苦努力才成为厂长,我们的员工更应该向其好好学习。问,就是对不明白的问题或发现了问题,对相关人员进行咨询或询问。不要不懂装懂或者发现了问题而不管不问,作为一名工作人员,这些态度都是极其不负责任的。切,就是我们天天在车间里待着或者经常在车间里走动一下,就会对车间的情况有一种感觉,这种感觉会让我们每一个人做出一种直觉带来的判断,卫生条件,员工工作的积极性和有序性,产品摆放是否整齐等等,都可以让我们形成一种对车间的感觉,我们凭借这种感觉,就可以做出一种判断。我们的管理者,往往不能真正做到望、闻、问、切,因此才会出现一系列的问题。每个管理者需要对自己管辖的范围做到望闻问切,每一个具体岗位上的员工需要对自己的工作做到望闻问切,只有这样,我们才能够形成一种很好的车间环境,避免很多问题的发生。

因为工厂内的管理人员各司其职,往往会带来管理人员和管理人员之间衔接上的漏洞,管理人员和具体员工之间的漏洞。总经理,要处理一系列的事情,就像前面说的:筹措流动资金、管理工厂、采购原材料和配件;管理厂长,要负责订单的安排和人员的调配和各个工序的衔接等等;生产厂长,要负责原材料核算、样品的制作、生产计划的安排和质量的把控;车间主任需要对某一车间内的工作任务进行安排、调整和检查。所有的这些管理人员,他们之间是否协调一致,直接关系到产品的质量和交货期,处理好了,事半功倍,处理不好,事倍功半。在实践当中,我们的这些管理人员,往往协调不一致,信息沟通不到位,对一个订单的把握往往出现偏差。那么,如何解决这个问题呢?除了前面讲的,我们每一个工作人员都需要做到望闻问切之外,我们需要引进一个新的工种,那就是工厂内跟单员。

工厂内跟单员,顾名思义,就是在工厂内负责跟踪订单的人员。一般的贸易公司都有跟单员,但是他们的跟单员不是在工厂内工作,只不过有时候去工厂看一下订单进展的情况,并把相关情况汇报给客户。我们这里讲的跟单员,是在工厂内工作,负责订单的跟踪检查工作,并及时地把相关情况汇报给公司相关负责人员。从责任上来说,外贸公司的跟单员需要对客户负责,需要直接向客户汇报;工厂内跟单员则需要对公司负责,直接向公司汇报。通过多年的实践,我感觉,外贸公司的跟单员的作用要小于工厂内跟单员的作用,因为工厂内有很多不可预知的事情,外贸公司的跟单员无法及时地发现并给与反馈,但是工厂内跟单员可以做到这一点。外贸公司的跟单员偶尔才去一下工厂,无法掌控工厂内的情况,使得有效信息不能及时地传递,出现了工厂和公司与公司和客户之间在信息上的偏差,造成了业务和信誉上的极大损失;而工厂内跟单员,在严谨踏实的工作态度下,则可以避免这些问题的发生,能够及时地发现问题并反映问题,有效地避免了很多问题的发生,从而赢得了客户更多的信誉和业务。

工厂内跟单员,需要具备四项基本的素质:平易近人、吃苦耐劳、认真严谨、干脆利索。在工厂里负责跟单业务,需要跟几乎所有的人员尤其是跟管理人员打交道,这就需要跟单员能够与他们友好和谐的相处,做到平易近人,这样跟单的业务才能有效地开展,也就是要想把事情做好,需要先把人做好。如何把人做好,每一个人有每一个人的特点和性格,需要跟单员自己不断地学习和揣摩,这样才能够让自己工作起来顺风顺水。工厂里的工作和生活环境,往往不是很舒适的,工作任务比较繁琐,所以需要跟单员具有吃苦耐劳的精神,不管是刮风下雨,没有完成的工作必须完成,晚上12点需要装集装箱,那跟单员就需要待到12点,等集装箱走了之后才能走。跟单工作是一项琐碎的工作,好的跟单员可以把事情做的有条有理,不仅感觉不到累,而且还会觉得很充实,跟单员需要具有认真严谨的工作态度,认认真真的把每一件事情做好,跟单工作事无大小,再小的事情出现差错极有可能带来巨大的损失,因此一定要养成严谨的态度。跟单员处理问题需要干脆利索,日事日毕,绝对不能把今天能够安排完成的工作拖到明天,要养成勤快敏捷的习惯。订单的交货日期是一定的,但是在订单生产过程中会出现各种各样的不可预知的问题,比如说五金,订单完成了但是五金没有到位,这就会带来交货期的延误,轻则带来了信誉上的伤害,重则索赔并丢掉了客户;再比如说某一个孔打错了,需要马上纠正,今天不纠正,现在不纠正,问题产品就会越多,造成了生产上的浪费;因此跟单员需要干脆利索,遇到问题马上解决,解决不了的,想办法解决。

那么,工厂内跟单员需要具体做哪些工作呢?凭借这几年我个人的工作经验,总结如下:

第一:传达订单。

传达订单是工作的第一步。看似简单的工作,但是如果没有一个好的开始,没有合理的安排,会给后面的工作带来极大的不便,甚至造成生产上和业务上甚至信誉上的极大损失。因此,跟单员必须把订单传达到位,安排到位。

首先,订单需要传达给谁?订单下来之后,首先需要相关的管理人员认真的了解,不是说一个人知道就行了,所有的相关的管理人员都需要知道:总经理、生产厂长、管理厂长、车间主任和相关负责人。所有的这些管理人员必须在同一时间,同一场所,聆听跟单员对该订单的描述和讲解,跟单员需要自己先把订单看懂,然后才能讲解。如果有相关的管理人员没有到场(不是因为请假),跟单员绝对不能传达订单。

其次,需要什么时候传达订单?上面已经说了,跟单员首先自己先读懂订单才能够传达订单;必须在所有的相关的管理人员到场的情况下才能够传达订单。跟单员需要先行向总经理告知新订单情况,然后让总经理负责协调传达订单的时间。相关的管理人员绝对不能借故不参加订单传达会议。

再次,需要在哪里传达订单?跟单员传达订单,需要在跟单员所在的办公室内进行,让相关负责人员在电脑上看到产品的图片和相关内容,这样才会让他们对产品有一个比较深刻的理解。

最后,需要传达什么订单内容?A.订单是什么产品;B.订单数量;c.交货日期;D.具体要求。跟单人员必须把这四项内容传达清楚,如果有相关负责人员理解不透彻,跟单员必须重复讲解,如果跟单员对相关负责人员的问题不清楚,马上给公司打电话确认,如果还不能够及时解决,待解决之后必须通知相关的负责人员。

总之,跟单员需要认真仔细的读懂订单,如果有不明白的,马上打电话或写邮件询问公司;读懂之后,在正确的时间和地点,向正确的人员,传达正确的内容。只有这样,所有的人员才能够对订单有一个整体的把握,绝对不允许出现只有一个人或两个人知道订单具体内容的情况。否则,跟单员和总经理失职。

第二:跟踪生产计划。

跟单员在传达了订单之后,应该督促相关负责人员总经理、生产厂长和管理厂长尽快制定出生产计划,然后发给公司,公司这边可以据此告知客户订单安排情况。实际上订单上的交货日期,应该是根据工厂这边的生产安排来定的。但是往往工厂这边制定生产计划过于缓慢,以至于公司这边无法及时地给客户反馈。

凭借我个人多年的工作经验,在生产计划的制定上,我们必须做到如下几点:

1.生产计划的制定要及时。公司在给工厂那边下“准订单”之后,总经理、生产厂长和管理厂长应该马上根据目前的生产情况,商讨制定出生产计划,最好是24小时之内,最多不要超过72小时。只有及时地制定出生产计划,公司才能够给客户及时地反馈,并跟客户确认最终的交货日期,从而把“正式订单”下给工厂。工厂负责人绝对不能借故说计划无法制定,这等于给自己找借口推脱责任。

2.生产计划的制定要准确。生产计划的制定需要总经理、生产厂长和管理厂长共同商讨,根据每一个负责人对目前正在进行的订单的生产情况,综合考虑各种因素和各种可能发生的情况,比较准确地制定出生产计划。我们的计划可以相差3天或者5天,但是绝对不能超过10天。如果一个订单的生产预期安排超过了10天,说明相关负责人员对车间内的情况把握不准确。

3.生产计划的制定要具体。为什么要具体?有些人会说:很难具体。我想这是一种借口或者是一种思想懒惰的表现。我们没有具体的生产计划,怎么会制定出准确的交货日期?没有具体的生产计划,怎么安排生产,怎么进行有序地生产?难道做到哪里算哪里?这些都是不负责任的态度。只有我们从现在开始,对每一个订单都做出生产计划安排,慢慢地让一个一个的订单都顺起来,这样我们以后的工作才能得心应手。生产计划的制定,是需要总经理、生产厂长和管理厂长统一协调商讨才能够制定出来的,这不是一个人的事情,这需要总经理牵头,带领生产厂长和管理厂长共同制定。

我想我们的生产计划应该包含如下内容:

a.原材料准备:我们的主要原材料是木料,那么木料什么时候能够到位,必须写出一个具体的时间来,就是某月某日木料到位。

b.下料准备:必须写出一个具体的时间段,即从某月某日到某月某日为下料阶段。

c.机加工:必须写出一个具体的时间段,即从某月某日到某月某日为机加工阶段。

d.砂光和修补:必须写出一个具体的时间段,即从某月某日到某月某日为砂光和修补阶段。

e.油漆:必须写出一个具体的时间段,即从某月某日到某月某日为油漆阶段。

f.包装:必须写出一个具体的时间段,即从某月某日到某月某日为包装阶段。

g.交货日期:什么是交货日期?或者说货什么时候好?木料已经下完了,就是货好了吗?我想我们的管理人员千千万万不要这样理解。交货日期,就是货物已经完完整整的包装好了(如果需要熏蒸的,已经熏蒸好了,并完完整整的包装好了),并整整齐齐的摆放在固定的某一地方,只等待装集装箱的日期。在我们的工厂,需要绝对统一这个概念,绝对不允许再出现货物还在包装或者还在油漆或者还在机加工,就说货物已经好了的情况。

只要我们对每一个订单都进行以上7项内容(abcdefg)的计算和安排,我们的生产才能够有序的开展。也许我们在实行生产计划安排的初期,有一定的困难,但是如果我们能够坚持,我们以后的工作会越做越顺利。

以上3条内容,也就是需要及时地准确地具体地制定出生产计划,需要我们的跟单员督促总经理,由总经理牵头,带领生产厂长和管理厂长,共同来完成这项工作。在生产计划的制定过程中,跟单员要及时地跟踪,以便尽快的完成,并填写“生产计划表”,并把此表打印出来分发给总经理、生产厂长、管理厂长、车间主任和相关的负责人员,并及时地将此表以电子邮件的方式反馈给公司。这样,我们才能够把生产有效地有秩序地进行下去,我们的工厂也将会成为有效率的有秩序的有信誉的工厂。

第三:跟踪订单。

在传达了订单,并把生产计划制定出来之后,跟单员接下来的工作便是跟踪订单。传达订单和制定计划是为订单的生产做准备,订单的具体进展情况才是跟单员根本性的工作,跟单员需要全身心地、认真地、踏实地投入工作,不能出现任何差错。跟踪订单,我们简称为跟单。跟单工作比较复杂,需要跟单员系统的仔细的进行开展。

根据个人多年的工作经验,现在总结一下跟单员在跟单过程中到底需要做一些什么具体的工作,具体内容如下:

1.跟踪样品。

样品是订单的前提,没有样品就没有订单。样品制作的快慢,决定着订单进展的快慢。没有样品的订单,是不安全的;没有得到确认的样品是不可靠的。样品一旦确定,绝对不能更改,哪怕是一个小螺丝。

除了一些老产品之外,对于新产品,不管客户要求还是不要求,我们一定要把样品做出来,并组装好,放在样品室内,随时供我们检查,防止出现任何差错。跟单员在跟踪样品的过程中,要做到以下几点:

a.及时地下达样品制作指令。在收到公司样品的制作要求之后,跟单员需要马上向工厂内相关负责人下达样品制作的指令。

b.督促相关人员以最快的速度制作出样品,并把具体的时间告知公司,这样公司可以告知客户制作样品需要的具体时间。

c.样品制作的过程中,要及时地发现问题。不要等到样品制作完了,才发现问题。

d.对样品的半成品,成品,部件,整体,都要进行图片拍摄,从各个角度拍摄,四面八方拍摄。其中对于成品的整体图片,以侧前方稍微俯视的角度作为这个产品的代表。

e.对制作的样品进行测量:每一个部件的长款厚,每一个空隙的距离,关键部位距离地面的垂直距离,关键部位和关键部位之间的距离,整体的长宽高等。把所有的这些尺寸用PS或AI在产品代表图片上指示出来,并把所有部件的长宽高列出来,并计算出它们分别的体积和总的体积,做为以后产品生产和价格合算的具体依据。

2.跟踪生产计划。

前面我们已经讲到生产计划的制定和跟踪,在这里就不再赘述。我们的跟单员需要根据“生产计划表”及时地进行检查每一步生产计划是否如期进行,如果没有如期进行,需要在“生产计划表”上进行标注,标明偏差是多少。

3.跟踪五金配件。

在制定出生产计划,并填写了生产计划表以后,跟单员需要从总经理或生产厂长那里得知某一订单的产品,都需要什么样的五金配件,并列出具体的清单和数量。打印出来,交给相关的负责采购的人员、总经理、生产厂长和其他负责人员。及时地对五金配件的采购进行跟踪,并及时地督促采购人员尽快完成采购任务,绝对不允许出现因五金配件不到位而影响交货期。

4.跟踪包装。

在制定出生产计划,并填写了生产计划表以后,跟单员要及时地向公司索取:a.包装要求b.唛头c.装配图d.塑五金包。一定要把这些工作做在前面,绝对不允许出现因为包装不到位而影响发货。如果向公司索取包装资料没有及时地完成,需要根据公司的安排,再次索取或多次催促。

5.跟踪质量。

什么是产品的质量?跟单员首先需要弄清楚这个概念,跟单员也要让工厂里所有的人都知道什么是质量。质量,就是与产品有关的所有细节的好坏。对于我们出口家具来说,具体的质量内容又是什么呢?它包括:木料、做工、胶、腻子、砂光、油漆、包装等等。我们必须把每一个细节做好,才算是做出了好的质量。如果说,我们产品做的很好,就是到了包装的时候,有一个小标签贴的歪歪扭扭的,那么你能说这个产品的质量很好嘛?从客户的角度来讲,这是一个次品,让人恨得牙根痒痒的次品。

质量是做出来的,不是验出来的。任何质量问题,都是总经理的问题,生产厂长的问题,管理厂长的问题,绝对不是跟单员和工人的问题。首先,跟单员对任何质量问题不承担任何责任,这一点是必须声明的。在生产中,工人的工作出了问题,谁的责任?管理厂长说,我已经跟他说了,但是这个工人没做到,那这是谁的问题?总经理的问题,生产厂长的问题,管理厂长的问题,绝对不是这个工人的问题,因为管理人员作为管理人员没有检查到这个问题,或者只对这个问题重复了一遍或者两遍,就已经不耐烦了,做为管理人员,你检查不到问题难道还是别人的问题?或者能不耐烦吗?管理人员的工作只有一个目的:管理好并生产好。如果工作不到位,或者连多说几遍话都闲累或者不耐烦的话,这样的人员就不配当管理人员。

跟单员在跟踪质量的过程中,需要检查如下内容:

a.木料。

跟单员需要根据订单的要求,检查所下木料的质量。

是否允许死节?允许几个死节?死节的直径允许多大?

是否允许活节?允许几个活节?活节的直径允许多大?

是否允许色差?木纹是要求横木纹还是竖木纹?

多层板表面是否允许透胶发黄?是否允许黑胶带透出?是否允许蝶心?是否允许缺材?压力是否达到?胶水是否合格?

密度板的密度是否能够达到?胶水是否合格?

是否允许指接?是明接还是暗接?

b.机加工。

在机加工过程中,会出现各种各样的问题,比如说:多层板砂光砂透了,孔打错了,边角棱没有打圆,等等。我们必须时刻提防着各种问题的发生。

某一个产品在机加工完毕之后,在进入砂光车间以前,必须进行组装。如果不进行此项工作,如果发生了问题,则相关管理人员应该承担责任。

跟单员对机加工应当给与适当的检查,发现了问题要及时地反映给相关人员,并得到尽快的解决。如果解决不了,给公司反馈,公司安排处理,或者作废或者修补,但是在质量上绝对不能凑合。

c.砂光和修补。

砂光和修补,是一项既简单又重要的工作。做好了,我们的产品质量会有很大的提升;做不好,我们的产品要么作废,要么发出去引起索赔。跟单员需要让每一个管理人员和工人形成一种共识,什么共识呢?

砂光:产品组装好之后,只要能够接触到的边角棱必须打圆,所有的面和边必须砂光光滑。

胶:必须达到E1标准,绝对不允许使用不合格胶的情况。绝对不能在产品的任何表面看到胶。

腻子:必须达到E1标准,绝对不允许使用不合格腻子的情况。绝对不能在清漆产品上使用带任何颜色的腻子,也就是必须使用透明腻子。任何表面和边缘,绝对不允许看见跟木头有色差的腻子。

d.油漆。

跟单员必须对油漆的质量进行检查,及时地发现问题,并尽快解决。

必须符合E1标准,也就是油漆的化学成分必须符合欧盟的标准。喷完油漆之后,车间内基本上没有味道。

油漆至少是一遍底漆一遍面漆,必须有一定的饱满度和色泽度。

油漆表面,不管是大面,还是边角棱,只要组装起来能够用手接触到,必须光滑。

e.包装。

包装是一项关系到产品质量的非常重要的工作。跟单员在这一步必须给与监督和检查,如果发现问题,需要马上解决。但是在一些问题上,我们所有的人员,包括管理人员和工人,都必须达成共识,这些问题如下:

在包装以前,需要对所有的产品进行组装,并从各个角度进行拍照。

检查产品部件是否齐全,并摆放整齐有序。

检查五金包内五金是否齐全,达到出口欧盟强度标准,自装箱之日起,1年内不允许生锈。五金包必须用整齐的纸壳包括,避免磕碰产品。

产品部件上的标签,粘贴位置统一,规整。

纸箱内填充物,例入泡沫或者EPE膜,必须整洁、干净、利索,绝对不允许出现破碎、脏乱的情况。

制作包装纸箱的纸张的克重必须达到230克/平方米,外观整洁干净,绝对不允许出现纸箱过小或过大等情况。在制作纸箱以前,必须进行准确的测量。晃动纸箱时,纸箱内不允许有产品部件相互磕碰的响声。

纸箱外面粘贴的所有唛头或标签,必须统一位置,而且规整。

包装完毕以后,需要每一款产品的外包装进行拍照;把所有的产品摆放在一起时进行拍照。

6.跟踪数量和交货期。

货物在生产完成以后,或者说到了交货期以后,或者说包装完毕并整整齐齐的放在某一固定的位置以后,跟单员必须协调以下工作:

a.清点发货产品的数量。多了?还是少了?及时地反馈给公司。这样公司这边才能够准确的安排报关。

b.重新测量外包装的尺寸,和所有货物的体积。

c.跟公司的相关人员协调集装箱的到达时间,装箱时间。

d.集装箱到来时,在笔记本上对应相应的订单号,纪录下集装箱号和铅封号,并对集装箱号和铅封号进行拍照。

e.装箱之前,需要把集装箱打扫干净,并拍照片;货物装到一半时,需要拍摄照片;货物装完时,需要拍摄照片;关上集装箱门时,需要拍摄照片。

以上内容为工厂内跟单员的具体工作,我们需要在实践中不断地探索和完善。

工厂内跟单员的工作是一项复杂而具体的工作。跟单员需要把每一项工作落到实处,跟单员的工作需要工厂内所有管理人员和相关负责人的配合,跟单员需要及时地跟他们沟通、协调、探讨和处理所遇到的问题和困难。我相信,如果我们的跟单员能够按照这篇文章的指示,一步一步的去做好所有这篇文章中提到的内容,我们将会极大地提高我们产品的质量,我们的业务会越来越多,真正赢得客户对我们的信任。


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