项目管理首次例会议程

项目管理第一次协调会会议议程及注意事项

第一次工地会议议程

合同名称:

合同编号:

会议时间:

会议地点:

参会人员:

建设单位:

建设单位代表:合同指名的人员或建设单位通知所列的人员;

建设单位相关部门人员:合同处xxx 、物资处xxx 、综合协调处xxx 等。 监理单位: 总监理工程师:监理合同中指名的施工合同中再次明确的监理单位法人的授权委托人;驻地监理工程师:常驻现场的总监授权代表;主要的监理人员:总监授权的各专业监理工程师、监理员等。

承包商(施工单位):

项目经理:施工合同中指名的承包商法人的授权委托人;

总工程师:合同指名的承包商法人任命的项目总工程师(行政职务);

主要的工作人员:合同指名的工程项目管理人员等。

设计单位: 设计单位代表:由设计单位派驻现场的能及时协调解决设计问题的工程师。

邀请单位:

工程质量监督机构:

项目跟踪审计部门:

与本合同项目关系紧密的第三方代表:材料或设备供应商代表、中机公司代

表等。

工地辖区政府及毗邻单位等:

会议准备:

1、会议召集与通知

由建设单位召集或委托监理单位召集和通知。

2、会场安排、会议主持人

2.1 会场的安排

确定参会人员、时间、地点后,请监理在会前安排席位并负责会议签到。

2.2 主持人

建设单位代表或由总监理工程师主持会议。

3、资料的准备

3.1 完整的监理和施工合同文件;

3.2 各方的授权书、项目组织机构图表(或组织机构更换申请及批准文件);

3.3 监理规划和监理实施细则等项目监理工作的指导性文件;

3.4 项目的施工组织设计、进度计划、技术方案等实施性文件;

3.5 项目施工管理用表格的样式或示范性文件等。

会议议程:(会议纪要请监理记录、整理和发放)

1、参会各方人员介绍

按会议签到表介绍

2、项目管理实施组织机构确认

2.1 建设单位

2.1.1 建设单位代表的确认(宣读建设单位人员工作安排通知、通知日期)

2.1.2 建设单位协作部门(宣读工程管理处、合同处、物资处、综合协调处

职责;宣读建设单位的任命通知)

2.1.3 介绍建设单位的管理层次

法人 主管副局长 局长助理 工程管理处 工作人员

2.1.4 会上向监理、承包商交接的文件(完成工作安排通知、处室工作职责、工作联系人名单等的文件签收发)

2.2 监理单位

2.2.1总监理工程师的授权书(宣读法人授权书、授权书签发日期)

2.2.2 总监对驻地、专业监理工程师或监理员的授权(宣布授权通知、授权的权限范围、授权日期)

2.2.3 项目监理组织机构的组成与调整情况(项目监理部获得批准日期、项目监理部印章启用授权日期、项目监理部人员构成和签字样式)

2.2.4 会上总监向承包商项目经理提交的文件(完成总监的授权书、总监向其监理部组成人员签发的授权通知、项目监理部组织机构图表、印章和签字样式、工作联系人名单等文件的签收发)

2.3 承包商(施工单位)

2.3.1 项目经理的授权书(宣读法人授权书、授权书签发日期、总监批准的日期)

2.3.2 项目总工程师的任命(宣读任命书、任命日期、总监批准的日期)

2.3.3 承包商项目施工组织机构的组成与调整情况(总监批准项目经理部日期、项目经理部印章的启用授权日期、项目经理部人员构成和签字样式)

2.3.4 会上项目经理向总监提交的文件(完成项目经理的授权书、项目总工程师任命书、项目经理部组织机构图表、印章和签字样式、工作联系人名单等文件的签收发)

2.4 分包商(看合同对分包的规定:是否允许)

2.4.1 承包商拟申报或已经申报的分包工程内容(专业的分包)、分包商名录、分包商资质和业绩、承包商与分包商的合同/协议提交备案

2.4.2 总监对分包工程和分包商的审批及建设单位的专门批准(申报时间: 批准时间: )

2.4.3 分包商驻工地代表(姓名、职务、联系方式、所代表的分包商名称)

3、明确项目管理的行政事务

3.1 项目管理以及合同工程实施过程中,一切事务的安排、决定、申报或通知、意见以及表示意愿、批准或拒接,打算采取的行动和确定价值等必须以书面形式进行表达,任何的口头通知、会议纪要、工程洽商记录等都必须以书面形式再次确认。

3.2 承包商的所有文件均提交给监理工程师进行处臵;除了反映监理人员行为不公正或投诉监理工作不当的文件,可以直接提交建设单位代表以外。

3.3 所有文件的呈交、回复、传递都必须完成文件的签收/发登记。

3.4 合同规定中一切有时间约定应该进行或完成的事务,有关各方必须在约定时限内进行或完成,否则,视为权利的放弃、承担后果和由此引起的责任。

3.5 行政会议及工作有效联系

3.5.1 工程例会

会议地点:

时间安排:周期 ;时间

主持人:项目总监理工程师

参加人员:主要的项目监理人员、承包商主要的项目管理人员、建设单位代表、必要时通知勘察设计人员、质量监督部门或建设单位的相关部门

会议纪要:由监理负责记录、整理、通过和发放

3.5.2 日常工地协调会

承包商指定一个代表(必须书面确认此人权限提交给监理工程师),每日(或不定期),在监理工程师办公室与监理工程师进行工作安排的协调。 工作协调内容:

1、讨论昨日工作、今日工作、明日工作的进行情况和安排等;

2、协调工序检验、材料或设备测试与检查等工作的安排;

3、涉及工程计量的工作安排。等等

3.5.3 工作的有效联系

1、各方必须提交自法人至现场工作人员的有效联系方式。

2、联系方式包括:固定/移动电话、办公地址、电子信息联系方式等。

3、工作联系名单请监理整理发放。

3.6 工程管理的表格(初步的样式带到会场,时间关系不一定在会议上讨论) 这里所说的表格是联系承包商、监理工程师、建设单位有合同关系的各方间的书面信息沟通的文件;是证实或记录工程的证据,是今后完成工程的真实反映。

3.6.1 项目管理性质的表格(主要包括以下一系列的表格文件,下同)

1、承包商使用的表格,如《xxx 申报表》

2、监理工程师的监理表格,如《监理工程师通知》、《xx 令》

3、各方协商、审批事务的共用表格等

3.6.2 质量控制性质的表格

1、工程施工记录用表

2、工序、部位、单位工程的质量检验及评定用表

3、材料/设备检测试验用表等

3.6.3 计量支付及工程验收移交表格

1、工程量计算和签证用表

2、月支付申报表和监理月报用表

3、计日工用表、工程变更用表、索赔用表

4、工程完工、竣工验收移交用表等

3.7 计量和支付

3.7.1 仅合格工程才计量,进行支付

3.7.2 对于工程变更的一般原则是:在变更工程内容、工程量未取得一致意见和单价、价格没有批准同意之前,所有变更工程或额外工程不得开始。除涉及人员安全、突发事件等紧急情况外。

3.7.3 在每月完成合格工程计量签证后,承包商向监理工程师提交月支付申请报告时间是:每月的20日; 监理工程师签发月付款证书的时间是:当月的25日(同时也是监理工程师提交监理月支付报告以及工程监理月报的时间); 承包商向建设单位(中机公司)呈交月付款申请书的时间是:次月的1日。(合同规定时间是每年每月的1日——15日)

3.8 进度计划

3.8.1 承包商工程施工组织设计施工组织设计施工组织设计施工组织设计情况:(是否已经承包商内审、提交监理的时间: ;监理工程师批准的时间: ;是否修改及修正批准的时间: )

3.8.2 进度计划表进度计划表进度计划表进度计划表(工程进度计划必须是具有逻辑关系的表明关键线路的网络计划)的情况:(是否已经承包商内审、提交监理的时间: ;监理工程师批准的时间: ;是否修改及

修正批准的时间: )

3.8.3 材料材料材料材料/设备的需求设备的需求设备的需求设备的需求/供应计划供应计划供应计划供应计划(重点涉及建设单位供应的钢材和设备)的情况:(提交监理的时间: ;监理工程师批准的时间: ;是否修改及修正批准的时间: )

3.8.4 承包商的资金需求资金需求资金需求资金需求/使用计划使用计划使用计划使用计划情况:(是否已经承包商内审、提交监理的时间: ;是否修改及修正后提交的时间: )

3.8.5 工程施工技术方案施工技术方案施工技术方案施工技术方案的情况:(是否已经承包商内审、提交监理的时间: ;监理工程师批准的时间: ;是否修改及修正批准的时间: )

3.8.6 任何对经批准执行的计划的变更,必须在工程例会上通告和讨论,形成一致的书面意见才能重新修正和执行。

3.8.7 根据批准的计划,承包商将开始的工作和行动是:(项目启动按照下述第5项进行;工程实施过程按进度安排人/机/材的进场/使用/退场)

4、监理的职权与工作启动情况

4.1 监理工程师的职责与权力

4.1.1 监理工程师采取行动前应得到建设单位批准的内容:(按合同专用条款第2条执行)

4.1.2 监理工程师的职权(包括施工合同中明示或暗示的职权、监理合同赋予的职责、监理规范规定的监理职责等,会议上不一一细述)

4.2 监理工作程序(由总监理工程师按监理大纲、监理规划进行简要介绍)

4.3 监理实施细则(结合工程进展情况,事前编制完成的控制性文件。已经

完成/正在编制的情况,总监理工程师批准时间: )

4.4 监理的动员情况(由总监说明)

4.4.1 监理人员(现在的安排、今后的安排)

4.4.2 监理的设备和设施

4.4.3 监理的动员情况是否满足项目启动要求(是/否)

5、逐项落实承包商的工程启动情况

5.1 工程项目管理组织机构

5.1.1 承包商的代表应声明其组织机构及管理人员是根据投标书中的承诺安排的,若并非如此,则;

5.1.2 已呈交项目组织机构人员变更申报和法人授权书,时间是: ,监理工程师批准的时间是: 。

5.1.3 人员到位情况:目前已到工地的工程管理人员(附名单),其他关键人员的计划到达日期。

5.2 工程材料的落实

5.2.1 由建设单位提供的钢材(钢材需求计划提交的时间是: ,监理工程师核准时间: )

5.2.2 原材料或成品/半成品的来源、产地、供应商是否落实(已经落实的是 等材料,已经签署采供协议的是 ,将按照工程进度计划逐步落实的还有 等材料)

5.3 施工机械设备

5.3.1 施工机械设备的所有权(自有/租赁)情况(是否与投标书中承诺的拟投入机械设备计划表吻合?或者呈交修改本,时间是: ,监理工程师批准时间: )

5.3.2 已抵达工地的施工机械设备:(附清单);其余各种机械按计划到达工地(附清单和计划进场时间)

5.4 劳务(合同鼓励承包商使用本地劳务)

5.4.1 承包商已签订的劳务协议包括: ;或将在 (日期) 之前向监理工程师出示与 机构签订的劳务协议。

5.4.2 外来务工人员/管理人员必须按照当地政府治安管理机构的要求和规定办理暂住手续。

5.5 工地的平面布臵和施工通道

5.5.1 工地现场办公区域、生产/生活区域、建设区域等的平面布臵将根据投标书的明细表建造和布臵。如需要变化,则重新呈交监理工程师的工地现场平面布臵图是(图纸号) ,时间是: ,监理工程师批准时间: 。

5.5.2 承包商已落实/开始进行临时改道或施工通道建设的地点: ,公告时间是: ,已获得书面同意(或:承包商将在短期内呈交如下的补充资料:交通组织方案、施工布臵图、施工计划等 ,其后可期待得到书面同意,开始临时工程)。厂、站的建设项目不涉及本条

5.6 监理工程师的设施与服务

5.6.1 根据《技术规范》的规定,承包商提供给监理工程师的设施如下:

1、办公室: 间, 平米,办公配套的水、电、通讯等设施完备,办公室地点在: 。监理工程师对此表示(满意/不满意,需要改善之处是 )

2、办公用品及设备:(附清单)监理工程师对此表示(满意/不满意,需要改善之处是 )

3、为监理工程师办公室的日常服务已自 时间起开始

4、4、如果工作需要,承包商将为监理工程师及其他工作人员安排临时性的交通运输服务,从 (日期) 开始

5.7 实验室或检测机构

5.7.1 承包商已呈交实验室或检测机构的详细资料,时间是: ,监理工程师批准时间: 。

5.7.2 现场实验室及装备:承包商已呈交他所建议在工地现场布臵的实验室和提供的设备, 仪器和供应品的清单,时间是: ,监理工程师批准时间: 。这些试验测试和质量控制设施将会于 (日期) 开始运作。

5.7.3 承包商最迟于 (日期) 呈交其从事试验检测工作的人员名单,监理工程师批准时间: 。

5.8 保函和保险

5.8.1 监理工程师收到承包商于 (日期) 提交的履约保函(复印件),原件在 处保存,履约保函金额是 元。

5.8.2 监理工程师已收到承包商的动员预付款保函(复印件),原件在 处保存,预付款保函金额是 元。日期是: 。

5.8.3 承包商已投保或已申请在短期内办理 保险,保险条款应由建设单位认可。保险费用是: 元。保险生效日期: 。

5.9 现场的水、电、通讯等

5.9.1 工地现场的生产/生活给水/排水设施安装布臵完成时间: 。

5.9.2 工地现场的生活用电和生产工作区的供电设施安装布臵完成时间: 。可以使用的时间: 。

5.9.3 工地现场通讯(电信、网络等)设施要从 (日期)起安装投入使用,

或其他建议的有效通讯手段 。

6、建设单位的项目准备情况

6.1 工程的行政审批及许可

6.1.1 本项目立项审批已经完成,建设资金已经落实。

6.1.2 规划审批手续(两证一书的办理情况)。本工程建设规划许可证正在办理。

6.1.3 土地使用审批手续(审批的完成情况)。本工程尚有局部土地的手续还在完善中。

6.1.4 工程施工许可证(办理情况)。正在办理过程中,需要承包商以及监理提供的资料是: 。 以上行政审批及许可证的办理完成与否,对本工程的影响是: 。建设单位将进行协调,尽量免除当事各方的责任。

6.2 与本工程相关的合同签订

6.2.1 钢材供货合同已经签订,合同号:08CN01GTF6IWD0305,供货商:

6.2.2 设备采购与供应合同。正在进行招标过程中

6.2.3 其他工程合同。进水管道系统施工合同正在签订中,供电合同等

6.3 建设单位驻工地代表是:

6.4 设计施工图提交

6.4.1 已经提交施工图2套给监理,时间是: 。

6.4.2 已经提交施工图6套给承包商,时间是: 。请监理工程师进行核对后,完善图纸提交手续。

7、工地移交

7.1 承包商对工地的确认

7.1.1 承包商证实他于投标前已对工地及周围的环境和情况表示满意。目前工地状况与投标时对比已经变化的情况是: 。本工程没有变化。

7.2 工地的移交计划

7.2.1 承包商得到工地占有权的计划如下:(工地各部分移交的时间表)。本工程工地已经于2008年7月11日移交。

7.3 控制点及实地放样

7.3.1 由建设单位组织移交的控制点:(附清单),控制点资料提交和现场指认时间是: 。

7.3.2 承包商对建设单位提交的控制点进行复核完成时间是: 。复核后提交监理工程师审核的时间: 。

7.3.3 承包商根据经复核批准的控制点成果,进行工地实地放样的时间: ,监理工程师审核批准的时间是: 。

7.4 地下管线和障碍物调查及补充的地质勘察

7.4.1 承包商拟进行的补充调查和勘察工作内容是: 。

7.4.2 承包商建议开展此项工作的调查/勘察机构是: ,现场执行人员名单:(附名单)。监理工程师批准时间: 。

8、明确与第三方的关系

8.1与材料、设备采购供应商的关系 建设单位提供的工程材料/设备将按照对应合同执行。

8.2 与招标公司的关系 招标公司是指定的贷款项目采购代理,是银行对本工程进行支付的唯一指定代理机构。

8.3与公用设施所有者的关系

8.3.1 在建设单位组织下,监理工程师连同承包商及公用设施所有者的代表

于: (日期)就公用设施的现状及计划改线在内的位臵,作出实地观察。承包商已经确定公用设施的正确位臵,并全力保护此类设施。

8.3.2 公用设施的改线或迁移应按建设单位的安排及在约定的时间内进行。

8.4 与本项目关联的其他承包商关系

按照合同进行合同工程内容的划分,在监理工程师的协调下配合工作。

9、会议问题协商及遗留问题解决方式

9.1 设计交底与施工图图纸会审 设计交底及施工图图纸会审时间安排在: (日期) 。

9.2 工程开工令的签发

9.2.1 各方对工程启动的准备工作完成情况的一致意见:

9.2.2 承包商申报工程开工申请的时间: (日期) 。监理工程师签发开工令的时间是: (日期) 。

9.3 承包商违约证据收集 监理工程师有义务帮助建设单位对承包商的违约行为进行取证。

9.4 监理工程师行为不端的证据 承包商可以直接向建设单位反映监理工程师行为不公正的事实。

9.5 质量监督机构的后续工作安排等。

会议纪要由总监签署:

日期:


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