公文规范常见问题

公文写作常见问题

一、文风问题

爱短话长说,添枝加叶,用词较为夸大,玩文字游戏;结合实际少,空话套话多;缺乏独立见解,缺少解决问题的有效对策。

二、标题拟写不当

1、标题要素不全。完整、规范的标题一般又三部分构成:发文机关+事由(内容)+文种,就是我们常说的公文标题“三要素”,缺一不可。常见的问题有三种:

一是随意省略发文机关。在实际工作中,对于有版头的,为了避免公文标题累赘,也可以不标明发文机关。上行文、平行文一般省略发文机关,便于上级机关批复和平级机关回复;下行文一般要标明发文机关,以示严肃、庄重。

二是随意省略事由。除非个别极其短、极其特殊的公文,或者不重要的公文,如几句话的通知、专项紧急通知,用白头发,可以省略外,一般情况不得省略事由。

三是随意省略文种。如•河南省卫生厅关于召开XX 会议的有关事宜‣

2、多重转发时标题冗长。

如“XX 市卫生局关于转发•河南省卫生厅关于转发的通知‣

通知”。这里的介词“关于”、动词“转发”、文种“通知”反复出现,在一个标题内重复使用,造成标题冗长,令人不知所云。解决用词重叠问题,可采用省略法、替代法、直转法处理。

省略法:一是省略发文机关名称;二是省略介词“关于”和文种“通知”。当原文标题中有“关于”一词时,且文种为通知时,标题可拟为“转发+原标题”。如果被转发的文件不是通知时,还要加上通知。

如“XX 市卫生局关于转发国家卫生部办公厅关于加强托幼机构手足口病防控工作的通知”

替代法:文件标题过长,转发层级过多时,可采用发文字号作为新拟制标的事由,以替代原文标题。

如“XX 市卫生局关于转发国卫妇社发„2012‟46号的通知” 直转法:如果上级的文件,到办单位时已经经过三、四层转发,这时可以直接转发初始发文单位文件,不要间接层层转发。

3、标题中“批转”、“转发”和“印发”使用不当

“批转”具有“批准转发”之意,是上级对下级报告的认同并转发下去贯彻落实的。

“印发”则主要用于发布本机关指定的公文或领导讲话。 “转发”主要用于转发其他机关或单位的文件。

三、乱用文种

一是生造文种。如•XX 市卫生局关于设立XX 医院的申请‣、•关于进一步加强安全生产工作的汇报‣;

二是混用文种。如•XX 市卫生局关于XXX 的请示报告‣、•关于XXX 的意见的通知‣等;

三是错用文种。

请示、报告不分。如•关于XX 医院购置直线加速器的报告‣;关于函与便函。

请示、函不分。错以为请示显得对对方尊重,容易办成事。 通告与公告错用。公告发文机关级别较高,通告常用。 四是文种滥用。本该用会议纪要、批复、通报、函等文种的时候,皆用通知代替。

四、公文格式不规范

1、排版不当。公文标题用2号小标宋体,正文用3号仿宋,文种小标题第一层用3号黑体字,第二层用3号楷体字,第三、四层用3号仿宋体字。一般每面22行,每行28个字。

2、发文字号不规范。

(1)如“XX 院字„2014‟第5号”,这里的“第”字没有实际意义,不符合发文字号规范,应该删去。规范用法为“XX 院字„2014‟5号”。

(2)错用括号。如“XX 院字[2014]5号”、“XX 院字(2014)5号”、“XX 院字†2014‡5号”等用法,均为错误。规范用法为六角号“„‟”。

(3)乱用虚位。“XX 院字„2014‟005号”为错误用法,发文字号不设虚位。

(4)位置错误。一是该居中摆放的不居中;二是不该居中摆放的居中摆放。下行文需要将发文字号居中摆放,上行文需标识签发人姓名,应左侧摆放,左空一字,签发人姓名右侧摆放,右空一字。

3、结构层次序数使用不规范。

层次序数:第一层 “一、”(黑体)(作为小标题时句尾无标点);第二层“ (一)(楷体)”(作为小标题时句尾标点可有可无) ;第三层 “ 1.”(仿宋)(无论是否作为小标题,要有标点);第四层 “(1)”(仿宋)(必须有标点)。

4、请示不标注联系人。

“请示”应当在附注处加括号注明联系人的姓名和电话。

5、出现了“此页无正文”。

当正文之后的空白容不下印章位置时,将印章加盖下下一空白页上,出现了此页无正文现象。正确做法是调整行距和字距,使正文和印章务必出现在同一页上。


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