如何对会议进行有效的策划

良好的会议策划是会议成功的第一步,一个能够令与会者带着满意离开的会议,必定是一个策划周密的会议。会议策划过程中年有三个要素,即会议目标、与会者和会议方案。
1.会议目标
任何一个会议都必须是为了达到某个目标,会议的目标决定了会议策划的很多环节,只有确定了会议的目标,才可以确定哪些人参加会议,相应地才可以确定会议的地点、会议的议程和和会议预算。譬如一个跨国公司亚太总部的年度计划会议,其目标是要通过会议确定未来的经营战略和营销计划,很显然,这样的会议要求一个高级别的会议场地,拥有先进的会议设施,而且有安全、保密等方面的高要求,这样的会议显然与一个政府部门组织的行业会议不一样。因此,只有确定了明确的会议目标和为达到目标所安排的会议内容,才可以确定会议的其它要素。
当然,您的会议目标还与许多因素有关,也许由于一些与会议有关的客观因素的限制,你的会议目标并不一定能全部达到,这样就需要对您的计划做一些调整。在这个过程中我们的会议顾问将和您一起探讨您的会议目标,并从中抓住重点,在会议资源方面进行整合,确保您的关键目标能够实现。
2.与会者
一旦明确了会议目标,就可以确定哪些人需要参加会议。除了与会议目标、会议内容直接相关的与会者以外,另两类人是经常需要考虑的,一是是否需要邀请不同类型的贵宾,比如政府官员、行业主管、或者是专家学者等,这些人员的参加可以提升会议的层次。二是是否允许(或邀请)与会者携带家属。如果是参加人数较少的中、高层会议,可以考虑邀请家属参加,以增进中、高层员工之间的感情。另外,如果是奖励旅游,也可以邀请家属参加,以激励这些获得奖励的员工更好地工作。
3.会议方案
会议策划的结果,是一套完善的会议方案,包括会议概要(会议主题、会议时间、会议地点、与会人员等)、会议日程及相关实务、会议预算三个部分。
在会议概要部分,确定会议主题至关重要,会议主题应该与会议目标一致,同时具有号召力,能够引起注意力和共鸣,比如区域合作会议可以“展望未来”作为主题,公司年会可以“营销整合提升绩效”为主题。为让主题更加生动形象及深入人心,可以通过图形标志来表达主题,表现“展望未来”的标志可以是未来风格的设计,“营销整合”的主题可以用“涓涓细流,汇成奔腾的河流”之类的图形表示。当然,也可以用会议主题的字母缩写作为会议标志。
会议日程是会议方案的主体部分,这里要考虑的是与会者的到达和离开时间、每一个时段的活动安排、会议内容等,除正式会议议程外,包括进餐、娱乐和中间休息等,都需要尽可能详尽准确的考虑和时间安排。此外,令人激动人心的开幕式和闭幕式是需要重点考虑的环节。会议日程经常是一份由时间和事件组成的表格,但是很多会议重要事项,不能在日程表中详细列举,因此对于会议策划人员来说,一份详尽的、包含了会议从策划、实施到评估反馈每一个环节的相关事务列表是必须的,这实际上是会议组织的一份蓝图,如果能够按图索骥,会议自然能够组织得井井有条,达到预定的会议目标。


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