房产集团合同管理办法

房产工程合同管理办法第一章 第一条 总则为了进一步规范工程合同的订立、履行、变更、解除和存档等行为,维护公司利益,减少工程合同管理活动中的法律风险。根据国家相关法律、法规和 行业规定,并结合集团实际,制定本办法。 第二条 本办法适用于浙江中天房地产集团有限公司的全资或控股子公司。 作为一方当事人的工程类合同(集团直属项目参照执行,行政类、营销类合同不适用 本管理办法) 。 第三条 工程合同类别1、工程前期合同:包括工程地质勘察、地质物探委托、放线测量委托、项目 规划设计、施工图设计委托、图纸审查委托、施工监理委托、招标代理委托、造价 咨询委托等的协议文件。 2、工程承建合同:包括施工总承包合同、钢结构工程指定分包合同、幕墙工 程指定分包合同、安装工程指定分包合同、景观绿化合同、市政配套合同、网络通 信施工合同等工程承建合同。 3、材料设备采购合同:主要是通过招标确定的,与材料设备供方之间的合同 或建设单位、 施工单位和供方签订的三方合同, 包括甲方采购的设备供方 (包安装) 的合同等。 4、 其他合同, 包括与政府相关部门间的服务协议、 拆迁协议、 安全责任书等。 第二章 第四条 权限与职责集团工程管理部是集团工程合同管理的职能部门;负责本办法的解释和监督实施;负责建立集团内工程承包、监理委托、造价咨询委托、设备采购等 合同示范文本;负责各类工程合同的备案工作。 集团规划设计部:负责工程设计类合同示范文本的建立和更新。 子公司审算部: 是子公司项目工程合同的管理部门, 负责工程合同草拟,参与 合同洽谈、合同签署、合同评审等组织工作;按照合同约定和现场进度进行合同费 用结算审控;负责合同索赔或反索赔工作中的费用审算、洽谈工作。 子公司工程部: 负责工程建设过程中工程合同的实施工作; 参与各类工程合1同的评审、洽谈工作,并根据工程需要提出工程技术、质量、工期、现场组织等相 关要求;根据工程合同质量、进度、安全等条款的约定,审核工程款支付报表相应 内容;负责合同索赔或反索赔工作中的质量、工期、安全等事实的取证工作。 子公司财务部:参与工程合同评审;审核日常资金支付手续,并按照合同约 定对工程款支付进行管理与控制。 子公司综合部:负责工程合同文本的日常管理,包括盖章、借阅、销毁、收 发等记录的建立和审核工作;负责工程合同评审中与公司法律顾问的联系。 第三章 工程合同示范文本 第五条 范文本。 1、 在工程合同签订中,各子公司应优先采用集团已经发布的相应合同示范文 本,使用中可根据具体项目的目标、条件等具体情况进行调整,但不得改变格式。 2、 没有发布示范文本的合同签订,可由子公司审算部按照《合同法》的有关 规定和招标文件等资料进行合同文本起草。 第四章 第六条 工程合同草拟 1、各子公司工程合同文件初稿,一般由审算部草拟。对于示范文本中有争议的 条款,洽谈人员应与对方解释、沟通和协商,必要时,可以对相应条款进行增补。 2、 通过招标选择供方的合同订立,应根据招标文件、投标文件、开标记录、 询标记录、中标通知书等为依据拟定合同。 3、政府有关部门有强制性规定的,可采用所要求的合同文本,但应在内部评审后 采用,对于涉及公司利益的条款,应通过沟通,以补充条款的方式予以约定;集团 尚未制定,或不宜采用合同示范文本的合同,应参照类似合同拟草。 第七条 工程合同洽谈 工程合同签订 集团工程管理部和规划设计部负责建立并适时更新主要工程合同示1、一般由子公司审算部组织合同洽谈,根据需要子公司工程部、综合部、财 务部、法律干事(或法律顾问)可参与。洽谈前,相关部门应进行内部沟通,并形 成一致意见,子公司总经理应就重要条款的把握向洽谈部门交底或授权。洽谈中, 应及时反馈,及时沟通。 2、每次合同洽谈结束并达成初步意见后,应形成《合同洽谈纪要》《合同洽 ,2谈纪要》是合同签订的依据之一。 第八条 工程合同评审1、在合同洽谈结束后,由审算部调整合同文本,并在子公司内部进行合同评 审。评审应形成《合同评审记录表》 (见附表 ZTFC-HT-01) ,各参评人应签署书面 评审意见,评审意见应为“同意”或“不同意” ,对于“不同意”的结论,应随《合 同评审记录表》附上《合同修改意见》 。审算部经办人员应保持合同评审工作的日 常跟踪。评审流转完成后,应及时根据修改意见,整理出评审后的合同文本。必要 时,可进行再评审。 2、对于我方评审后的合同文本有争议的条款,审算部应及时与对方进行沟通 和交流,将争议化解或减少,对于重大争议应向总经理汇报后确定,必要时,由总 经理亲自参与合同洽谈。 3、对于双方协商一致的合同,审算部应组织内部再评审。经过评审通过的合 同文本, 由审算部向子公司总经理上报审批, 报批时应将 《合同文本》《评审记录》 、 、 《谈判纪要》等相关资料一并上报。 4、 每次合同评审应在 3—5 个工作日内完成, 每个部门一般不超过半个工作日, 内容较多的合同可以采取集中开会以一起会审的方式进行。 评审完成后审算部经办 人员应在 1 个工作日内修改完成。 第九条 工程合同签订 1、每一份工程合同签字盖章前,须经子公司法人代表,或法人代表的授权人 签字审批后方可办理签字、 盖章手续, 子公司须对合同签署人的法律及权限效力负 责。 2、合同内容在一页以上的,应加盖骑缝章。 3、工程合同一般应由双方同时签字盖章;对于对方先行盖章的工程合同,在 子公司盖章前,审算部应对合同文本进行复核,防止期间变更。 4、法律、法规规定合同应当办理批准、登记等手续后生效,需要登记备案的, 经办人员应当及时办理有关手续。 5、 工程合同签署后应及时在 《项目工程合同签署一览表》 (见附表 ZTFC-HT-02) 内登记。 工程合同签订完成后, 合同文本原件(一般要求为正本)连同相关评审记录 等文档一起在子公司综合部存档。 第五章 工程合同履行3第十条工程合同签署后, 子公司综合部应将工程合同文本分发给合同执行的相关部门,一般有审算部、工程部和财务部等部门负责人。一般为合同复印件,必 要时,可提供合同原件。 第十一条 各相关部门负责人应认真熟悉合同相应条款约定, 并及时对合同履行中的规定向本部门相关人员进行交底,必要时对主要条款可以复印传递。 第十二条 工程合同订立之后, 子公司工程部应按照合同约定主动与相关方进行沟通, 对合同的实施情况进行监督; 子公司审算部应对工程价款支付情况建立台 帐;子公司财务部负责对合同的收付款情况进行监督;工程部对工程质量、工期和 安全文明等情况进行监督,其他部门应对合同的履行给予必要的协助; 第十三条 工程合同的履行过程中,子公司工程部全面负责工程合同的履行,审算部负责对合同执行情况进行检查,防范合同履行中违约行为的发生。 第十四条 在合同当事人发生或可能发生违约时, 或者双方发生与合同有关的争议时, 合同履行部门或相关条款争议部门, 应在发现的第一时间内向审算部告知。 子公司审算部须随即召集原合同评审部门进行商讨,并同时上报子公司相关领导。 在掌握情况、研究相关措施后,及时与相关方沟通、商谈。 第十五条 子公司审算部应建立工程合同管理台帐, 每半年对工程合同进行执行情况检查,并填写《工程合同检查记录表》见附表 ZTFC-HT-03)。 第十六条 合同履约完毕后 30 天内,子公司审算部应组织相关部门对合同执行情况进行评估,并填写《工程合同履约评价表》(见附表 ZTFC-HT-04)。第六章 第十七条工程合同变更与解除工程合同订立后, 因客观条件发生变化或合同规定未尽事宜, 需要变更合同内容的, 或者合作单位提出变更要求的, 审算部应及时向分管副总或子公 司总经理汇报,组织对变更要求的内容进行评审,并填写《工程合同变更审批表》 (见附件 ZTFC-HT-05)《工程合同变更审批表》经子公司总经理审批同意后方可 。 变更。 变更内容由审算部拟草, 并经原合同评审部门再次评审 (即需按 ZTFC-HT-01 《合同评审记录表》进行各部门再评审)后,才可签订补充合同或协议。严禁一个 部门擅自变更合同。 第十八条 由于子公司缘由, 造成工程合同不能如期履行, 或不能履行完成的,4子公司审算部在总经理授权下应及时向合同签约方书面通知, 并就有关细节进行沟 通,以免给子公司或对方造成更大的损失。 第十九条 工程合同按照相关约定全面履行完成后一般自行解除。合同在解除 前, 子公司审算部 (人) 应组织原合同评审部门对合同履约情况进行评价。 必要时, 应通知物业管理部门负责人参加。 第七章 第二十条 合同档案管理基于工程合同报建和管理要求, 我方持有的工程合同原件份数作如下要求:总承包合同原件不少于 8 份,消防、幕墙、电梯、采暖、空调、景观、市 政等主要分包合同原件不少于 6 份, 主要材料设备采购合同原件不少于 5 份, 其余 合同原件不少于 4 份。 第二十一条 度执行。 第二十二条 合同有关的补充协议、会议纪要、业务往来传真、信函、索赔报 合同的归档、保管、保密、使用、销毁应按集团档案管理相关制告、对帐单、合同台帐及合同履约评价表等资料均为合同的附件,一并纳入合同文 档管理。 第二十三条 子公司已签订的工程类合同须有一份原件向集团公司工程管理部进行备案,于每月上旬由子公司综合部办理,电子文档通过网络传报。 第八章 第二十四条 合同保密要求子公司工程合同文本应由子公司综合部负责管理, 合同文本的发放、复印、传阅、销毁应有记录。 第二十五条 工程合同应存放在加锁的资料柜里, 按书面文档和电子文档两种状态保存,所有合同按照分类编号,建立合同清单,清单应及时更新。电子文档一 般设置为只读的 PDF 文件,电子文档不在子公司内部传递。 第二十六条 工程合同文本可由相关部门负责人执有, 相关内容可根据工作需要,对员工进行宣贯,合同内容不得对外传递。 第二十七条 等形式处理。 第九章 附则5合同文本未经子公司总经理审批,不得复印、转让、销毁、更改第二十八条各子公司应高度重视工程合同管理工作,对于在工程合同洽谈、签订、履行、解除过程中,各级管理人员未按规定办理相关手续、程序而造成子公 司履约困难或经济、信誉损失的,应按照房产集团或控股集团相关制度处理。触及 法律的将移交司法部门追究其法律责任。 第二十九条 本办法执行情况将纳入集团对子公司相关部门、 岗位的考核内容。 第三十条 子公司若没有单独设立审算部,审算人员归口工程部管理,则本办法 中出现的审算部职责由工程部承担。 第三十一条 本办法未详之处,各公司可在集团公司制度框架内,出台相应实 施细则,具体细则须报集团审批后实施。 第三十二条 本办法自下发之日起开始实施。附件: 1、ZTFC-HT-01《工程合同评审记录》 2、ZTFC-HT-02《项目工程合同签署一览表》 3、ZTFC-HT-03《工程合同每季度检查记录表》 4、ZTFC-HT-04《工程合同履约评价记录》 5、ZTFC-HT-05《工程合同变更审批表》 6、附图一:工程合同管理流程6ZTFC-HT-01 工程合同评审记录工程名称: 合同名称 实施日期 合约单位 参评部门 评审意见 合约价格 质量要求 合同文本 附后 编号:审算部 负责人: 日期: 年 月 日工程部 负责人: 日期: 年 月 日财务部 负责人: 综合部 负责人: 日期: 年 月 日 日期: 年 月 日子公司分 管领导 负责人: 日期: 年 月 日法律顾问 律师: 日期: 年 月 日审批意见子公司总经理: 经办人:日期: 流转时间:年月日 月 日7年 月 日—ZTFC-HT-02项目工程合同签署一览表合同类别:□前期类序号 合同编号□工程类合□材料设备采购类同 内 容□其他单 位 名 称 合 同 价 款 签定时间 联系人 联 系 电 话 备 注备注:1、以工程项目为单位建立合同台帐,若项目分期开发,则按期为单位建立; 2、项目合同分四类分别建立台帐:A、前期合同(包括规划、设计、勘察、监理、造价咨询等) ;B、工程合同(包括建筑、安装、装饰、市政等) ; C、材料设备采购合同(包括材料采购、甲方付款乙方收货的三方合同、设备购买及安装等) 。D、其他合同8ZTFC-HT-03 工程合同检查记录表单位名称(盖章) 项目名称 合同编号 合同类型 标的物 新签合同情况 数量 价款(万元) 填表时间: 年 月 日履约起止时间合同编号合同名称违约方 □我方 □对方(名称) □我方 □对方(名称) □我方 □对方(名称)合同履约异动情况 违约内容违约原因解决方案及结果填表人:审核人:注 1:合同类型分为:总承包合同、施工合同、勘察、设计合同、材料设备采购合同、建设工程监理合同、其他合同;9ZTFC-HT-04 工程合同履约评价记录项目名称 合同名称 合同单位 项目评价 序号 1 2 3 4 5 6 内容 招标报告时间 中标单位确定时间 中标通知书发出时间 合同拟草完成时间 合同谈判与签订时间 合同变更与补充次数 1、 2、 3、 4、 对合同方的评价 序号 1 2 3 4 5 6 7 内容 供方质量违约记录 供方工期违约记录 供方违约记录次数 补充合同价格与原合 同比较情况 工程现场不配合记录 过程服务不良记录 供方对项目的不良影 响记录 事实表述 年 年 合同管理过程记录 年 年 年 月 月 月 月 日至 日至 次 月 日至 日 年 年 月 月 日 日 日 年 月 日 评估时间 合同编号 终止时间 年 月 日 年 月 日7合同变更与补充 的主要原因对合同供方的综合评价 是否推荐列入合格供方名录 经办人: □是 □否 经办部门 :10ZTFC-HT-05工程合同变更审批表项目名称: 合同名称 签约单位 变更原因说明: 填写日期: 合同编号 签订日期 年 月 日经办人: 变更条款及内容说明:年月日审算部负责人: 初审意见:年月日分管领导: 审定意见:年月日总经理:经办人: 申请时间: 年 月 日年月日11附图一: 房地产有限公司 工程合同管理流程合同文本起草合同的评审合同的审批合同的变更 合同纠纷的处理 合同的中止合同的签订合同保管合同的履行 合同执行情况评估 合同的解除合同资料归档12


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