某写字楼大厦的物业管理方案

某写字楼大厦的物业管理方案

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物业管理方案

目录

GLFA001.目录

GLFA002.前言

GLFA003.物业管理要点

(1)一种模式

(2)二项承诺

(3)三个重点

(4)四项措施

GLFA004.拟采用的管理模式

(1)物业管理架构

(2)物业管理岗位编制

GLFA005.员工招聘

(1)高层物业管理人员

(2)物业管理部

(3)工程管理部

(4)安全管理部

(5)财务管理部

GLFA006.物业管理人员培训

(1)新员工上岗培训

(2)在岗员工循环培训

GLFA007.物业管理所需物质条件

(1)办公及员工住宿用房计划

(2)物业管理工具与装备价格参照表

GLFA008.物业管理工作岗位职责

(1)物业经理岗位职责

(2)物业经理助理岗位职责

(3)物业管理部经理岗位职责

(4)物业管理文员岗位职责

(5)物业管理员岗位职责

(6)物业商务管理员岗位职责

(7)物业清洁员岗位职责

(8)工程管理部经理岗位职责

(9)工程技术员岗位职责

(10)强电技工岗位职责

(11)弱电技工岗位职责

(12)暖通技工岗位职责

(13)维修工岗位职责

(14)(15)安全经理岗位职责

(16)安全管理员岗位职责

(17)财务经理岗位职责

(18)财务会计岗位职责

(19)财务出纳岗位职责

(20)财务收费员岗位职责

GLFA009.物业管理预算

(1)物业管理开支分类预算表

(2)物业管理处开支预算明细表

GLFA010.物业管理规章制度和档案的建立与管理

(1)管理规章制度

(2)物业档案建立与管理

GLFA011.各项专业管理工作方案

(1)公共设施设备管理

(2)安全管理

(3)装修管理

(4)消防管理

(5)车辆管理

(6)清洁管理

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前言

一、物业简介

(略)

二、服务宗旨

以人为本、规范管理、追求创新、至诚服务。

三、追求目标

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物业管理要点

运用持续发展的战略,确保物业的保值与升值。

人性化的管理方针铺架为业户沟通的桥梁,增进了解与信任,以诚信为本提高管理服务的信誉。

结合所辖的物业建筑特点,导入切合实际的管理理念,以高效率的管理降低成本,转变传统思想观念,全心全意为业户服务。

为实现以上设想,拟采用“一种模式、两项承诺、三个重点、四项措施”的管理方针。

一、一种模式

地满足业户的需求。

追求目标是:社会效益、环境效益、经济效益。

二、二项承诺

1.在一年内协助本物业通过“市优秀物业管理大厦”的评比。

2.在两年内协助本物业通过“省优秀物业管理大厦”的评比。

三、三个重点

1.完善服务、诚信待人

物业管理是以服务为主的行业,为此企业将在今后的服务工作中,充分体现企业的服务宗旨和追求目标,奉行“以人为本,业户至上”的原则和务实周到的工作理念,为业户提供全方位、高品质的服务,并将日常服务工作紧密融合于管理之中,与业户建立良好的服务关系。同时以周、月、季走访沟通的方式及时了解业户的意见与需求,在不断完善的过程中真正让业户

享受到安心、舒心和称心的居住(工作)环境。

2.环境管理责任到人

大厦的环境管理极为重要,如何为业户创造一个良好、舒适的居住(工作)环境,是我们非常重视的问题。多年的管理经验告诉我们保洁工作责任到人,督导检查、培训落实到位,才能充分发挥每个人的才能,认真地去做好每天的工作,积极宣传环保意识,使大厦的环境卫生状况达到最佳状态,为大厦所在地增加一道清洁、卫生、亮丽的风景。

3.安全、消防真抓实干

为确保业户的生命、财产的安全,我们主张以切合实际的人员防范为主,以本物业先进的消防设施为辅的安全管理防范理念,建立一支强有力、多用途的管理复合式人才队伍。紧密联系政府职能部门做到齐抓共管,使所辖物业在长年平安的条件下为业户服务。在日常的管理中,建议派专人全天值班,负责所辖物业的安全管理工作,严格管理,防止易燃、易爆等危险品进入大厦,制定出与其相适应的应急处理安全操作程序,如发生特殊事件时力争将损失降至最小程度。

四、四项措施

1.根据历年来的管理经验及相关条件,在对以完善的基础上,将之运用到 2.制定出详尽的执行手册,如《管理规章制度及操作规程》、《员

3.永不间歇地实现物业管理项目的创新,不断提出中肯意见,全力做好与前期施工管理单位的衔接工作。

4.我们将不间断地充实管理队伍。采用“培训—上岗—再培训—再上岗”的轮回培训制度,不断提高员工的工作技能与素质。

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拟采用的管理模式

一、物业管理架构

物业管理服务,要求有一个高效率及科学的组织架构,使人力、物力、财力得到合理的配置,以求达到降低管理成本,提供优质服务的目的。

本“物业管理中心”按“直线制”设定管理架构。中心设综合管理部、物业管理部、安全管理部、工程管理部、财务管理部五个部门。其优点是集指挥和职能于一身,命令统一,责权

1.综合管理部

(1)

(2)负责员工工作考勤。

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)负责员工餐厅的监督、检查和管理工作。

(8)组织、开展企业文化活动。

2.物业管理部

(1)负责筹建管理员工餐厅工作。

(2)负责会所及会议中心的管理。

(3)书写给业户的各类通知、通告,由总经理签署发出。

(4)负责物业的日常清洁工作。

(5)负责物业公共区域及周边的绿化及环境布置。

(6)负责物业的除虫灭害工作。

(7)协助业主处理租赁工作。

(8)负责业户的搬入和迁出协调工作。

(9)建立业户档案管理工作。

(10)负责物业的一切庆典服务的布置,及为业户的庆典活动提供必要的帮助。

(11)开展业户文化交流,接待、介绍物业工作。

(12)配合综合管理部开展员工培训工作。

(13)总经理指派的其他工作。

3.安全管理部

(1)负责物业的防火、防盗、防破坏和警卫工作。

(2)与政府公安、消防、司法部门保持良好的关系。

(3)成立义务消防队,定期举行消防演习。

(4)建立、健全、制定物业的各项安全规章制度。

(5)与业主签订“消防安全责任书”。

(6)负责物业大型活动的警卫布置。

(7)负责物业的日常巡楼工作和固定岗位的安排。

(8)负责地下停车场的安全秩序管理工作。

(9)负责监控室管理工作。

(10)负责安全管理员的管理、培训、考核工作。

(11)总经理指派的其他工作。

4.工程管理部

(1)

(2)

(3)

(4)共系统的日常维修保养工作。(5)负责物业高低压配电室、空调机房的值班和日常维修保养。

(6)负责物业管理部转发的业主投诉的处理,及满足业户其他有关的服务要求。

(7)协助综合管理部、财务管理部做好大厦工程管理部使用的工具、设备材料的选购、库存和保管使用工作。

(8)负责工程人员的管理、培训、考核工作。

(9)负责业主装修方案的审核、监督、管理工作。

(10)总经理指派的其他工作。

5.财务管理部

(1)协调与银行、税务以及其他主管财务政府部门的关系。

(2)建立财务管理体系,做好管理公司的经济核算工作。

(3)征收管理费、水电费、电话费、加时空调费等其他管理费用。

(4)征收和支付管理公司各类合同费用。

(5)制作财务报表、资金平衡表及固定资产损耗表及其他各种财务报表。

(6)按员工工资表发放员工工资。

(7)小量现金的支出和日常采购、入库工作。

(8)负责物业管理部转发的业主投诉的处理,及满足业主其他有关的服务要求。

(9)总经理指派的其他工作。

二、物业管理岗位编制

暂定本物业管理方针为:人性服务、培养人才、科学管理、走向市场。根据以上方针,特制定以下用人方案。

1.综合管理部

(1)由1名综合管理部经理和 名员工组成。

(2)综合管理部经理 名,要求具有多年丰富的社会经验和行政管理工作经验,组织协调能力强。

(3)文员兼仓库管理员 名,发放、领用工作。

(4)资料管理员

(5)业户接待员

2.物业管理部

(1)由1名物业经理和

(2)清洁班由 名员工组成,白班 人负责维护所辖物业内外的公共场 人,负责全面清洁楼宇内外的公共场所及男女卫生间,要求按清洁程序进行操作,对人员个人素质要求可适量放低些。

(3)员工餐厅服务由 名厨师及 名工作人员组成,上班时间为 ,要求员工个人素质较高。

(4)业户服务员 名,开展业户文化交流,接待介绍物业工作,要求形象素质较好。

(5)会所服务人员 名,负责健身、洗浴、美容等场所的接待服务工作,要求形象、素质较好。

3.安全管理部

(1)由1名安全管理经理和 名安全管理员组成,24小时负责大厦的安全管理工作。

(2)安全管理经理 名,要求有多年物业管理经验的转业军人担任,具有带领全体安全管理员完成所辖物业安全管理工作的能力。

(3)文员兼资料员 名,负责部门文字处理和档案管理工作。

(4)主管 名,分三班,全面负责所辖物业的安全防范、监督检查工作。

(5)监控值班由 名员工组成,分三班,负责监控中心值班工作。

(6)大堂值班由 名员工组成,分三班,负责楼宇大堂值班工作。 (7)外围值班由 名员工组成,分三班,负责外围值班工作。 (8)商场值班由 名员工组成,分二班,负责商场值班工作。

(9)停车场值班由 名员工组成,分三班,负责地下停车场出入口的值班工作。 (10)巡逻值班由 名员工组成,分三班,负责巡逻值班工作。 4.工程管理部

(1)由1名工程管理部经理和 名员工组成。

(2)工程管理部经理 名,要求多年物业工程管理经验的工程师担任,具有较强的管理能力。

(3)文员兼资料管理员 名,负责工程管理部文字处理工作及文档资料保管工作,并同时兼任管理处仓库管理员的工作。

(4)强电值班由 名强电技工组成,全天24小时值班,负责大厦强电设备的使用与维护,确保大厦用电系统正常工作。

(5)空调值班由 名空调技工组成,全天24维护。

(6)消防值班由 名弱电技工组成,全天24专职负责消防设备的正常运作与管理、维护。

(7)电梯值班 5.财务管理部

(1)由1名财务主管和 (2)会计由主管兼任。 (3)出纳员 名。 (4)停车场收费员 名。

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员工招聘

一、高层物业管理人员

1.物业经理

大学本科以上学历,持有物业管理上岗证,具有5年以上大型物业管理实际工作经验,熟悉物业管理有关法律、法规及企业基本管理工作,有较强的管理能力和组织协调能力及处理突发事件的能力,勤业、敬业、乐业。

2.物业经理助理

大专以上学历,持有物业管理上岗证,有3

二、物业管理部

1.物业管理部经理

2年以上工作经验,具有丰富的社会经验和较强的语言表达能力及大型会议接待能力,以及随机应变处理突发事件的能力,对大厦清洁、绿化、养护知识有一定的了解,了解各清洁用品的使用规范。对工作认真负责,敬业、乐业。

2.物业管理文员

大专以上学历,持有物业管理上岗证,有一定的写作能力及流利的英语口语对话能力,熟悉公关业务、各劳动法规及公司的各项规章制度,具有较强的调查、解决问题、沟通、理解、判断、分析的能力,熟练操作电脑,有较强的管理能力和组织协调能力,勤业、敬业、乐业。

3.保洁员

高中以上学历,身体健康、品行端正,工作认真负责,能吃苦耐劳。 4.写字楼接待员

大专以上学历,有1年以上物业管理接待工作经验,性格温顺,自身素质较好,语言表达能力较强,英语达到国家四级水平。对工作认真负责,敬业、乐业。

5.收发员

中专以上文化,有2年以上工作经验,懂电脑操作,工作作风严谨,具有较强的责任心和

积极的工作态度。

三、工程管理部

1.工程管理部经理

大学本科以上学历(工科专业),工程师职称,有6年以上工作经验,持有物业管理上岗证,有2年以上本职工作经验,具有扎实的专业知识基础,丰富的实际工作经验,极强的动手操作能力以及较强的资源运用能力、组织管理能力和综合事务管理能力,有电工操作证,勤业、敬业、乐业。

2.资料员兼文员、仓库管理员

大专以上学历,工科或资料管理专业,能熟练操作电脑,思维敏捷,思路清晰,有较强的文字功底,2年以上工作经验。

3.弱电技工

3年以上工作经验,4.强电技工

5年以上工作经验,

5.空调技工

大专以上学历,制冷专业,有

6.维修工

高中以上学历(水电专业),持有特种行业操作证,身体健康,品行端正,工作认真负责,有一定的口头表达能力。

四、安全管理部

1.安全管理经理

大专(或同等学历),熟悉国家有关法律、法规和保安的有关知识,具有较强的管理能力。持有物业管理上岗证,有2年以上的本职工作经验,具有丰富的社会经验和较强的语言表达能力,以及随机应变处理突发事件的能力,有一定的消防知识。工作认真负责,敬业、乐业,部队复转军人优先选择。

2.安全管理员

高中以上学历,退伍军人优先,身高175厘米以上,身体健康、品行端正,工作认真负责,须有本地户口担保人。

3.监控管理员

高中以上学历,男175厘米以上,女165厘米以上,身体健康,不矫正视力为1.5,品行端正,工作认真,需有本地户口。

五、财务管理部

1.财务管理部经理

财经类专业本科学历,具有3年以上大型企业财务主管工作经验,有较强的法律、法规意识,遵守国家各项法律、法规和财经制度,严守纪律,熟悉会计核算和财务管理的全过程,熟悉税法。对物业工作有一定的了解,熟悉物业管理有关法规、财务法律、法规,敬业、乐业。

2.会计

大专以上学历(会计专业),有3年大型企业工作经验,懂电脑操作,有较强的法律意识,遵守国家各项法律、法规和财经制度,严守财经纪律,熟悉会计核算的全过程,熟悉税法。对工作认真负责,敬业、乐业。

3.出纳

大专以上学历(会计专业),2

4.车场收费员

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物业管理人员培训

一、新员工上岗培训

根据物业管理思想,为打造物业管理精品,拟对新员工上岗培训工作做以下安排。 1.员工上岗培训期15天为有薪培训。

2.培训内容包括:物业管理概述,大厦物业管理流程,现代物业管理服务理念,投诉、应急工作处理程序,军事化训练等项内容。

二、在岗员工循环培训

1.(指员工)参加班后的专题培训。 2.每位在岗员工每月参加2技艺及与业户沟通的经验。

3.上岗循环培训的考核办法。

(1)

(2) (3)通过理论与实践考核,淘汰不合格的员工,达到优化管理的目的。 4.培训计划及培训内容提纲(略)。

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物业管理所需物质条件

在投入物力方面建议如下:

一、办公及员工住宿用房计划

1.办公用房

内容见下表。

物业管理工具与装备价格参照表

注:物业管理工具与装备价格表,所列项目根据物业管理实际开展工作所需为准。

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物业管理工作岗位职责

一、物业经理岗位职责

1.全面负责对所管辖的物业实施一体化综合管理,贯彻执行ISO9000质量管理体系及ISO14000环境管理体系,完成与公司签订的年度管理目标和经济指标。

2.制订管理处年度、月度工作计划并组织实施,业务上接受总公司和上级部门的指导和监督。

3.负责检查、监督各项制度的执行情况。

4.工有良好精神面貌和积极的工作态度。

5. 6. 7.

1.协调经理完成本管理处的各项工作。 2.认真完成所分管的各项工作。 3.当经理不在时,代理经理进行工作。 4.有权向经理提出建议对下属人员进行奖惩。

5.遵照劳动部门人事有关规定,在公司编制计划,按程序办理管理处招、调员工的事务工作,对部门中的私招滥雇行为进行处理。

6.有权处理顾客对其分管工作范围内的投诉。 7.有权处理分管工作范围内的突发事件。 8.有权自行安排下属工作人员的各项工作。

三、物业管理部经理岗位职责

1.以身作则,调动员工积极性,保质、保量地完成各项工作。 2.检查、监督大厦红线范围内的道路,绿化等公共区域地面清洁。

3.热情接待业户,及时处理顾客对服务的投诉,并做好记录。

4.定期对本部门员工进行培训和考核工作,不断提高员工的业务水平和服务质量。 5.协调本部门与各部门的关系,合理调配人力和物力资源。

6.负责清洁用品采购计划的编制和进货物品的验证工作,并控制其合理的使用,协助仓库管理员合理贮存和使用保管。

7.负责业户的租金及物业管理费用的催收工作。 8.上级领导交办的其他临时任务。

四、物业管理文员岗位职责

1.向部门经理负责,主持办公室全面工作,严格执行经理各项指令,有权询问、检查、督促各部门工作执行情况。

2.负责安排公司各类文稿的草拟,审核工作,有权检查、督促岗位责任制在操作层的执行情况,及时发现问题,提出整改意见,落实奖惩制度。

3.作和人际关系。

4.领导提出创新改革的意见和建议。

5.

6.

五、物业管理员岗位职责

1.在物业管理部经理领导下,具体行使管理、监督、协调服务的职能。 2.负责管理大厦清洁、绿化、治安、维修、接待、回访等项服务工作。 3.全面掌握大厦物业公共设施、设备的使用过程。 4.协调经理送发物业管理方面的文件。

5.参加经理主持的部门例会,总结当月工作,制订下月计划。

6.负责发现运作中不合格的服务项目,进行跟踪、验证,处理业户(业户)投诉。 7.收集有价值的物业信息,为推动公司物业管理工作的发展出谋划策。 8.完成经理交办的各项任务。

六、物业商务管理员岗位职责

1.负责大厦业户接待工作,做到仪表端庄、态度和蔼、热情大方、反应敏捷、处事稳健。 2.负责为业户办理入伙、入住、装修手续。

3.按接待来访规定,做好来访登记,对电话预约的来访要及时通知有关领导或部门,对突然来访者,要报告有关领导或部门后,再约时间接待。

4.负责接待及处理业户咨询、投诉工作,并定期进行回访。 5.负责为大厦业户商务、票务收发等项服务工作。 6.完成办公室临时交办的工作。

七、物业清洁员岗位职责

1.负责本辖区的清洁卫生工作。 2.负责公司及管理处业户的服务工作。 3.负责大厦各区域的垃圾收集工作。 4.完成领导交办的其他工作。

八、工程管理部经理岗位职责

1. 2. 3.

4.贯彻执行公司制定的,确保机电安装维修工程管理的设施、设5.执行政府部门的有关行业法规,加强安全管理和安全教育,建立各级安全制度,防止发生安全事故。

6.对设施、设备的运行、维修和保养的正常运行每月必须进行一次全面检查,每月不少于一次夜间查岗。

7.负责员工的政治思想教育和专业技能培训,不断提高员工的综合能力和素质。 8.负责组织对公司接管的机电设施、设备进行验收及其配套设施完善工作。 9.负责组织技术文件和设备档案的接管、建立和管理工作。

10.负责业户对机电工作的投诉处理,负责本部门不合格服务的处理,纠正和预防措施的实施、跟踪、检查。

11.定期向经理汇报工作,完成上级交办的临时任务。

九、工程技术员岗位职责

1.负责对大厦机电设备的运行值班,处理一般性故障,参与协助设施、设备的维修、保养工作,对发生的问题及时向上级领导或管理处汇报。

2.值班人员必须熟悉大厦的供水、供电、电梯、空调、智能设施、设备的情况,掌握相关设备的操作程序和应急处理措施。禁止与本部门无关人员进入机房。

3.定时巡视设施、设备的运行情况,认真做好巡查记录和值班记录。

4.配合管理处各部门的各项工作,建立良好的合作关系,记录维修投诉情况,并及时处理。 5.保持值班室、高低压配电房和水泵房、设备房的清洁及物品的有序摆放。

6.负责设备房的安全管理工作,禁止非工作人员进入,禁止各种违反设备房管理规定的行为。

7.遇到突发停电或发生其他突发事故时,应从容镇定,按规定和操作程序及时排除故障,或采取应急措施,迅速通知相关人员处理。

8.加强防范意识,做好配电房、水泵房的防火、防水、防小动物的安全管理工作。 9.协助供电局抄表确认用电量,并进行月度用电分析对比,及时发现问题,杜绝浪费。 10.完成上级交办的其他临时任务。

十、强电技工岗位职责

1.

2.制定供电系统的最佳运作方案,保证设备24小时正常运行,5分钟内将发电机电源送至用电设备。

3.负责供电系统的维保操作及制订供电设备的大、中、小修计划。

4.根据系统运行情况进行必要的技术改造,制定切实可行的节约能源措施,并保证实施,使供电方案为最优。

5.负责大厦系统业户二次装修工程的监管工作。 6.完成上级交办的其他工作。

十一、弱电技工岗位职责

1.协助经理开展工作,贯彻执行经理下达的各项指示。

2.负责消防自动报警系统、通风系统、楼宇自控系统、保安监控系统、广播系统等弱电系统的运行,维护管理工作。

3.根据实际需求,开展各项弱电专业工程的增效、改造工作。 4.完成上级交办的其他工作。

十二、暖通技工岗位职责

1.协助经理开展工作,贯彻执行经理下达的各项指示。

2.负责空调系统,给排水系统的运行、维保管理工作,保证空调系统正常运行,保证各类末端空调设备的完好,无超标噪音和严重滴漏现象,各类管道、阀门无严重的跑、冒、滴、漏现象及事故隐患,保证给排水管道通畅。

3.负责按规定做好空调、给排水系统的维护保养及制订设备的大、中、小修计划。 4.根据运行实际情况,提出设备运行节能措施,并保证实施,使系统能运行在最优状态。 5.完成上级交办的工作任务。

十三、维修工岗位职责

1.执行管理处制定的《机电设备管理手册》和有关技术规范、规定,熟练掌握设施、设备的结构、性能、特点和维修、保养方法,做一名合格的维修人员。

2. 3.严格遵守安全操作规程,防止发生安全事故。

4. 5. 6.

1.负责本部门文件、图纸及技术资料的管理,建档和统一管理工作。 2.负责收发各种通知、文件以及设备运行记录的管理。 3.负责部门考勤统计工作。

4.负责维修单的接收及跟踪检查汇报工作。 5.负责本部门文件打印、校对及传真工作。 6.负责管理处工程、物业、办公仓库管理工作。 7.完成上级交办的其他工作。

十五、安全经理岗位职责

1.接受经理助理的工作安排,认真完成各项工作。

2.对治安、车辆管理员日常工作进行检查、监督、考核和安排管理处的临时工作任务。 3.协助安全管理经理制定每月工作计划,并检查安全管理部每周、每月工作执行情况,做好检查、考核记录。

4.检查、监督大厦治安、消防工作并巡视记录。

5.负责处理治安工作中遇到的疑难问题,不能解决的及时向管理处经理助理或经理汇报。 6.定时、不定时(晚上零点之后的检查,一周不少于1次)对各岗位执勤人员的工作进行巡查、督导。

7.对因下属玩忽职守、屡次不遵守治安工作手册规定,导致业户投诉或造成较大损失的,负领导责任。

8.做好安全管理员的培训、考核工作。

9.热情接待业户,及时处理顾客对治安的投诉,并做好记录。 10.熟练掌握消防器材的使用,发生火警,应立即采取应急措施。

十六、安全管理员岗位职责

1.服从领导,听从指挥,以军人的风度处事。

2.负责本辖区车辆进出、停放管理,遇事要向上级报告。3.负责本辖区人员的进出管理。

4.模范遵守国家法令、法规,做到依法办事。

5. 6.熟悉消防有关器械的使用。

7. 8.9. 10.完成上级交办的各项任务。

十七、财务经理岗位职责

1.根据国家财务制度和财经法规,结合公司实际情况,制定适用的财务管理办法。 2.按照国家统一的会计制度设置和使用会计科目。除会计制度允许变动的以外,不得任意增减或者合并会计科目。

3.围绕公司的经营发展规划和工作计划,负责编制公司财务计划和费用预算,有效地筹划和运用公司资金。

4.做好公司各项资金的收取与支出管理。

5.定期汇总管理处的经济运作情况,提出合理化建议,为公司发展决策提供参考依据。 6.做好财务统计和会计账目、报表及年终结算工作,并妥善保管会计凭证,账簿、报表和其他档案资料。

7.定期检查财务计划、费用预算执行情况,监督各部门的财务活动,分析存在问题,查明

原因,及时解决。

8.统一归口管理公司各种票据和账目,杜绝管理处资金流失。 9.负责财务人员的业务培训和考核监督工作。 10.保守公司管理处机密,维护公司利益。 11.负责向公司领导及政府部门作出财务报表。

十八、财务会计岗位职责

1.对规定的会计科目名称、编号、核算内容和对应关系,不得任意改变。

2.对发生的每一项经济业务须取得或填制原始凭证,并根据审核无误的原始凭证填制记账凭证。

3.要严格审核会计凭证并妥善保管。对伪造、涂改或经济业务不合法的凭证,应拒绝受理,并及时报告领导处理。

4.称,账簿扉页上应附“启用表”。

5.字或数字划线注销(必须使字迹清晰可辨),并由记账人员盖章(签字)。

6.

7.妥善保管,防止丢失损坏。

十九、财务出纳岗位职责

1.负责登记现金日记账、银行存款日记账的工作,做到日清月结。 2.负责保管现金、有价证券、空白支票及银行印鉴卡等有关资料。

3.负责管理银行账户,办理银行结算业务,月终及时对账,并根据需要编制银行存款余额调节表。

4.负责统一管理管理处的发票和收据,做好各下属部门领用和核销工作。

5.加强货币资金的管理,严格执行国家有关现金管理和银行账户管理法规制度,不得挪用公款,不得出借公司账户。

二十、财务收费员岗位职责

1.协助会计、出纳做好各项费用的收取、统计、核算工作,在业务上接受公司财务管理部的指导和监督,保证做到工作日清月结,账表相符,钱据相符,对拖欠费用及时催收,做到费用收缴率达98%。

2.根据业户需要提供上门收费服务,在预约时间内准时到达。

3.对拖欠费用的业户以电话联系、上门催收或下发催费通知单等方式使拖欠费款项及时回收。

4.完成管理处经理交办的其他任务。

电子文档:GLFA009

物业管理预算

一、物业管理开支分类预算

物业管理开支分类预算表

二、物业管理处开支明细预算

电子文档:GLFA010

物业管理规章制度和档案建立与管理

一、管理规章制度

科学管理、合理量化、健全制度是我们取得成功的重要保障,为了达到高标准的管理目的,我公司已成功导入ISO9000质量管理标准模式。在接管物业以后,将严格按照质量管理体系的标准,实行专业化、规范化管理。制定出管理规章制度共计74条,其中公众制度12条,内部岗位制度20条,运作管理制度32条,员工培训考核制度10条。

1.公众制度 (1)《业户手册》。 (2)《业主公约》。 (3)《精神文明公约》。

(4)《楼宇使用维护管理规定》。 (5)《二次装修管理规定》。 (6)《二次装修管理协议》。 (7)《装修人员管理规定》。 (8)(9)《安全管理规定》。 (10)《消防管理规定》。 (11)《清洁卫生管理规定》。 (12)《园林绿化管理规定》。 2.岗位职责

(1)物业经理岗位职责。 (2)经理助理岗位职责。 (3)物业管理部经理岗位职责。 (4)物业管理文员岗位职责。 (5)物业管理员岗位职责。 (6)物业商务管理员岗位职责。 (7)物业清洁员岗位职责。 (8)工程管理部经理岗位职责。

(9)工程技术员岗位职责。 (10)强电技工岗位职责。 (11)弱电技工岗位职责。 (12)暖通工岗位职责。 (13)维修工岗位职责。

(14)工程文员、资料员、仓管员岗位职责。 (15)安全经理岗位职责。 (16)安全管理员岗位职责。 (17)财务经理岗位职责。 (18)财务会计岗位职责。 (19)财务出纳岗位职责。 (20)财务收费员岗位职责。 3.运作管理制度 (1)《员工手册》。

(2)《管理人员文明服务准则》。 (3)《员工办公制度》。

(4)《各部门月工作计划及总结制度》。 (5)《物业管理工作廉洁制度》。 (6)《员工培训制度》。 (7)《内部财务管理制度》。 (8)(9)《值班管理制度》。

(10)《公用品申请、购买、领用制度》。 (11)《员工宿舍管理评比制度》。 (12)《接待投诉处理及回访制度》。 (13)《维修回访制度》。 (14)《机电设备的编号方法》。 (15)《机电设备的统计制度》。 (16)《配电房管理制度》。 (17)《物业防火安全检查制度》。 (18)《大厦应急灭火抢救方案》。 (19)《物业管理运作流程》。 (20)《业户投诉处理程序》。 (21)《业户入住工作程序》。

(22)《业户入住装修管理工作程序》。 (23)《物业管理档案建立工作程序》。 (24)《物业管理档案监督工作程序》。 (25)《物业资料控制工作程序》。 (26)《公共设施维修、养护工作程序》。 (27)《机电设备维修工作程序》。 (28)《安全管理工作程序》。 (29)《消防应急处理工作程序》。 (30)《园林绿化管理工作程序》。 (31)《清洁管理工作程序》。 (32)《社区文化开展工作程序》。 4.员工培训考核制度

(1)《新员工入职培训制度》。 (2)《在岗员工循环培训制度》。 (3)《员工工作考核及奖罚制度》。 (4)《员工岗位责任月考核成绩汇总表》。 (5)《经理助理岗位月工作考核表》。 (6)《部门经理岗位月工作考核表》(7)。(8)(9)。 (10)《物业管理工作情况一览表》。

二、物业档案建立与管理

1.资料收集

资料的收集坚持内容丰富的原则,根据实体资料和信息资料的内容,在实际工作中从需要和服务的角度出发,扩大信息的收集来源,从时间上来讲是指从规划设计到工程竣工的全部工程技术维修资料,从空间上讲是指物业构成的全部,大到房屋本体公共设施,小到花草苗木都应有详细的资料。

2.资料分类整理 (1)分辨真伪。 (2)分类排序。 (3)组编档号。

(4)装订精美。 3.档案资料管理

(1)采用原始档案和电脑档案双轨管理制。

(2)采用多种形式的文档储存方法,便于原始档案的管理(如:采用录像、刻盘、胶卷、照片、图景等方法)。

(3)建议尽可能的采用电脑储存,便于查找调用,以便更好地保护原始档案的资料免受翻动的磨损和损坏。

(4)建立健全的档案外借管理规定,档案管理必须专人负责,应做到保管、保密,工作细致;如有破损,应及时修补。

(5)档案管理室必须达到防火、防潮、防变质的“三防”标准。

电子文档:GLFA011

各项专业管理工作方案

一、公共设施设备管理

1.管理目标

保证设备运行正常,无重大管理责任事故。 2.管理措施

(1)制定设备安全运行、岗位责任制、定期检查维修保养运行记录、维修档案等管理制度。 (2)配备所需专业技术人员,严格执行操作规程,设备管理和维修人员持证上岗。 (3) (4)24小时值班。

(5)监控系统等智能化设施、设备运行正常,按工作标准时间排除故障,保证系统工作正常。

(6)

(7) (8)(9)给排水设备、阀门、管道工作正常,无跑、冒、滴、漏现象,按规定时间对二次供水蓄水池设施、设备进行清洁、消毒。二次供水卫生许可证、水质化验单等证齐全。水池、水箱清洁卫生无二次污染。水泵、水池、水箱有严格的管理措施,水池、水箱周围无污染隐患。排水系统通畅,汛期无泛水,地下室、设备房无积水浸泡发生。遇有事故,维修人员在规定时间内进行抢修,保证无大面积跑水、泛水,长时间停水现象。建立事故应急处理方案。

(10)公共配套服务设施维护周到,公用管线统一下地或入公共管道,无架空管线,无碍观瞻。道路、大堂等公共照明完好,大厦范围内的道路畅通,路面平坦。

二、安全管理

1.管理目标

(1)确保大厦内无因管理责任引发的重大火灾。

(2)维护好大厦内的公共秩序,控制私设摊点、广告牌、广告字画、乱贴、乱画现象;控制

小商小贩进入。

(3)有预见性地对任何可能危急业户的安全情况,采取防范措施。 2.建立交互式联动治安网络

(1)在大厦设立流动岗哨,实行24小时值班巡逻制。做到每两小时巡视一遍,并记录安全情况及消防设备、公共物品的完好情况。

(2)遇有紧急情况或其他治安需要,管理处通过对讲机下达指令,巡逻人员可在1至3分钟内到达现场进行支援。

(3)与当地派出所建立警民共建关系,并商请其警官兼任管理处安全管理指导员,定期与管理处安全管理员分析治安形势、特点以及防范的方法和技能。

3.紧急情况下的应急处理措施

(1)发生盗窃、抢劫、交通事故、火灾等异常现象时,管理处迅速调集巡逻安全管理员,以最快的速度赶到现场,控制局面,争取主动。

(2)迅速调整人力、物力,以确保应急工作的顺利进行。

(3)

(4)机智实施处理,并向上级进行报告。

三、装修管理

1.日常装修管理

(1)

(2)跟踪施工情况,管理处主任每日巡视,了解各施工点施工情况,安全管理主管每日三次不定时巡视,了解施工情况及纠察施工队运行情况。

(3)安全管理员24小时值班,控制人员进出并做好相应记录。

(4)装修垃圾清运。采取定时上门收集和业户申请相结合的方法,袋装清运,日清日运,不堆积、不滞留,不污染小区内外环境。

2.装修安全管理

(1)安全管理组负责装修日常安全工作。 (2)与业户和施工队负责人签订安全责任书。

(3)装修材料按指定时间进入,安全管理员进行认真查验,发现有毒、易燃、未作处理的材料严禁入内。

(4)需要进行烧焊等动火作业,应向管理处提出申请,经批准后在管理人员监护下,方可作业。

(5)安全管理员巡查时,对装修点的材料、装修方式进行认真检查,发现不安全隐患,及时

处理报告。

(6)发生紧急事故时,按紧急处理措施程序进行。

四、消防管理

1.消防组织机构的建立

(1)管理处负责建立消防安全小组。

(2)管理处主任为消防安全负责人。

(3)管理处其他人员为义务消防员。

(4)安全管理主管为专职安全监督员。

(5)日常巡视安全管理员为兼职消防巡视员。

(6)管理处负责制定组织机构图及人员职责。

2.建立各项消防制度

(1)消防检查制度。

(2)专职安全员每日检查小区内的消防安全情况,动火作业监督、安全用水、

(3)检查登记表》。

(4)

(5),限期整改,并跟踪验证。

(6),内容包括动火申请和审批程序及违章处理方法。

3.防火措施

(1)贯彻“预防为主,防消结合”的方针,业户要树立防火意识,管理处每周确定一名主管以上的管理人员为防火值班员,全面负责小区的消防工作。

(2)严禁乱拉、乱接临时用电线路,电器线路需维修时请及时找管理处安排施工。

(3)严禁在小区内烧废纸、杂物,乱丢烟头或燃放烟花爆竹等。

(4)不准改变、拆除、封堵消防设施和通道。

(5)不准在楼道、过道设立仓库,堆放杂物,阻碍通道。

(6)严格装修审批手续,动火审批手续,保证每楼、每层有必要的消防设施。

(7)公共场所严禁使用可燃性装修材料,室内使用可燃性材料要严格控制,并加以处理。

(8)配备火警时刻的必须器材,如:应急照明灯等。

4.消防知识培训

(1)对业户的消防要求(包括安全用水、用电),通过《业户须知》、《管理公约》传达到各业户,并向业户发放有关消防学习资料,用宣传栏等消防宣传途径对业户进行消防宣传教育。

(2)管理处内部每月的第一个星期一上午为各组安全消防学习时间,学习教材是安全消防管理条例,内部的消防管理制度,设备设施的操作方法等,学习情况须详细记录。

(3)管理处主任每月检查一次安全活动记录并签字认可。

(4)在安全消防活动日查出的安全、消防隐患,由各组自行在活动记录中登记并整改。

(5)专、兼职消防员在上岗前必须接受消防常识和消防技能培训,考试合格后方可任职,其资格每年确认一次。

5.消防设备管理

(1)管理处负责建立消防档案。

(2)管理处对各种消防设备和设施的标识进行设计,编制《消防设备标识登记》。消防设备标识由管理处主任指定人专实施,并在各项安全检查中作为检查内容。

(3)制定《设备管理制度》,对消防设备进行检查和维护。

6.消防演习

(1)小区内每年至少组织一到两次消防演习,具体办法和内容参见由管理处每次制定的《消防演习方案》并报政府消防部门。

(2)消防演习后,管理处主任编制《消防演习报告》纠正并验证其结果。

五、车辆管理

1.小区停车场实行日夜24由小区安全管理员负责管理,车辆可以随时进出、停放。

2.本小区停车场实行有偿使用,车主须凭车辆进出小区的磁卡(月卡或一次性卡)进入停车场。

3.车辆进入:车辆进入停车场应一停二慢,必须服从管理员的指挥和安排,取得管理员同意后方可进入。

4.车辆停放:车辆停放时必须服从管理员指挥,注意前后左右车辆的安全,在规定位置上停放,并与周围车辆保持适当距离,不得对其他车辆的进出和其他车位的使用造成阻碍,车主必须锁好车门,调整好防盗系统至警备状态,车内贵重物品须随身带走,车主停好车辆后须立即离开停车场,不得在他人车辆旁停留。管理员应指挥车辆停放,查看车辆有无上锁,有无外部破损,应通知车主并登记,不服从指挥、乱停放车辆的按照交通乱停放车辆有关规定给予处罚。停车场车位分固定车位和非固定车位,车主按类使用车位。

5.驶离:车辆驶离停车场时应注意周围车辆的安全,缓慢驶离,并在出口处向管理员交回停车牌,管理员核对牌号相符,收回停车牌、收取停车费后方可驶离。

6.管理员值班期间应认真负责,热情服务,不得会客、喝酒、睡觉,不得离开,不得让亲

朋好友和其他无关人员进入停车场,严格核对驶离车辆的牌号,对车主的合理要求应给予满足。管理员交接班时应办理交接手续,核实停车场车辆内登记记录相符,并列签字交接。

7.停车场内不得试刹车、练习车、修理车辆,禁止装载有毒、易燃、易爆物品和其他危险品的车辆停放。

六、清洁管理

1.人员配置及分工详见岗位架构图(略)。

2.工作流程及质量管理标准。

保洁工作流程及标准将按照ISO9000标准,由本公司制定。大厦玻璃幕及外墙清洗将委托专业服务公司实施。


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