固定资产管理的流程图及说明

固定资产管理流程图说明

该固定资产管理信息系统流程图主要分三部分:一是原始数据的导入及新增资产业务,二是已经形成资产账户的部分资产的变动及处置业务,三是资产账务及有关账表。

下面分别予以说明:

一、 原始数据导入及新增资产业务

(一) 原始数据的导入业务

1.原始数据录入工作:由固定资产管理人员录入。通过主菜单“资产管理”下的“原始数据录入”完成。资产信息项填写完毕后,通过系统提交给资产管理部门、财务管理部门审核。提交之后的资产信息原则上不允许修改,如确需修改,先撤销提交,再修改,然后再提交。一旦资产管理部门审核通过,该资产的资料在本地机录入窗口中便不能再看到,因此,也不能再被修改。

2.为了保证本系统资料的可靠性与严肃性,“原始数据录入”工作只允许进行一次,之后不能再使用这一功能。

(二)新增资产业务

1.新增资产验收单数据录入:由学校使用部门资产管理人员录入新增加的固定资产资料。具体操作为:“资产管理”→“固定资产增加”→“资产管理单位”→“资产类别”→“添加”→“完成”。

2.新增固定资产验收单的信息项包括:资产分类号(分类名称)、资产名称、现状、国别、单价、数量、计量单位、资产来源、资金来源、申购单位、采购(经手)人、购置日期、货到日期、验收日期。

(三)生成固定资产卡片

1.新增资产资料录入(录入验收单资料)完毕,确认无误后可通过菜单栏的“建卡”按钮生成卡片信息;已经导入的数据自动生成卡片,没有验收单。对生成的卡片分别填写使用单位、使用人、使用方向、存放地点等信息项;如果有图片可以在此时把资产的图片插入到卡片信息项中。当信息项填写不完整时不能生成卡片信息。

选择,不能汉字输入。

3.提交:当生成资产卡片之后,就可以提交了。如信息项填写不完整便不能提交成功。

4.验收单被审核通过后,就可以打印出来。打印的验收单一式四份。此时可以同时打印出资产卡片和条形码,此项打印工作由资产管理部门负责。

(四)资产管理部门审核

1.对于已完成提交的验收单、卡片,资产管理部门应及时审核。资产管理部门通过“审核”下的“新增资产归口审核”、“原始数据归口审核”菜单,进行归口审核。

2.归口审核通过后,系统自动提交到财务部门审核。审核未通过的资产,资产管理部门要填写审核意见,之后系统将该资产的数据退回到该数据的原录入部门或者资产验收单填制部门,资产管理员根据资产管理部门填写的意见进行修改后再次提交。

3.经资产管理部门审核的资产,资产管理部门要保留资产的验收单一份,并按要求存档。

(五)财务管理部门审核

1.对于已经通过资产管理部门审核的验收单、卡片,还必须通过财务审核,主要任务是将该资产财务核算的凭证号录入系统。这项工作由财务处负责财务审核的人员完成。

2.可通过“审核”下的“新增资产财务审核”、“原始数据财务审核”菜单,进行财务审核。

内填写审核意见,之后系统将资产数据退回到资产管理部门处理。

4.财务审核通过后,资产数据不能再被修改。

5.财务处保留资产的验收单一份,并按有关规定存档。

二、资产变动、处置业务

(一)资产变动业务

1.已经入账的固定资产,当使用单位、使用人、使用方向、存放地点、单价、附件等信息项发生变化时,需要进行固定资产的变动。

2.由资产管理人员,通过本系统的“资产管理”下的“固定资产变动”菜单,对固定资产卡片信息进行变更。

3.如果仅使用方向、使用人、使用单位、存放地点发生了变动,只需资产管理部门的审核。如果单价、附件发生了变化,从而引起固定资产原值变化,则需要资产管理部门、财务管理部门审核。

4.固定资产变动完毕,系统自动提交到资产管理部门等待审核。资产管理部门的资产管理员审核通过的资产变动报告单,打印固定资产变动报告单一式三份,分别报送资产使用部门、资产管理部门、财务处并按规定存档。

5.对于已完成提交的变动报告单,资产管理部门应及时审核。固定资产管理部门通过“审核”下的“资产变动归口审核”菜单,进行归口审核。

6.归口审核完毕后,系统自动提交到财务部门审核(不需要财务审核的资产变动报告单除外)。审核未通过的资产,资产管理部门要填写审核意见,之后系统将该资产的数据退回到资产变动部门,资产管理员

7.经资产管理部门审核的资产,资产管理部门要保留资产的变动报告单一份,并按要求存档。

8.对于已经通过资产管理部门审核的变动报告单,还必须通过财务审核,主要任务是将该资产财务核算的凭证号录入系统。这项工作由财务处负责财务审核的人员完成。

9.通过“审核”下的“资产变动财务审核”菜单,进行财务审核。

10.对于财务审核未通过的资产,财务审核人员要在系统的有关栏目内填写审核意见,之后系统将资产数据退回到资产管理部门处理。

11.财务审核通过后,资产数据不能再被修改。

12.财务处保留资产的变动报告单一份,并按有关规定存档。

(二)资产处置业务

1.固定资产发生调拨、损失、报废和出售等情况,根据财务处的意见,由资产管理员,通过本系统的“资产管理”下的“固定资产处置”菜单,对固定资产卡片现状信息进行变更。

2.对于已完成提交的处置报告单,资产管理部门应及时审核。资产管理部门通过“审核”下的“资产处置归口审核”菜单,进行归口审核。

3.归口审核通过后,系统自动提交到财务部门审核。审核未通过的资产,资产管理部门要填写审核意见,之后系统将该资产的数据退回到资产处置的部门,资产管理员根据资产管理部门填写的意见进行修改后再次提交。

报告单一份,并按要求存档。

5.对于已经通过资产管理部门审核的处置报告单,还必须通过财务审核,主要任务是将该资产财务核算的凭证号录入系统。这项工作由财务处负责财务审核的人员完成。

6.通过“审核”下的“资产处置财务审核”菜单,进行财务审核。

7.对于财务审核未通过的资产,财务审核人员要在系统的有关栏目内填写审核意见,之后系统将资产数据退回到资产管理部门处理。

8.财务审核通过后,资产数据不能再被修改。

9.财务处保留资产的处置报告单一份,并按有关规定存档。

三、资产账务及有关账表

(一)记账

1.对财务审核通过的验收单、卡片、变动报告单、处置报告单,通过“记账”菜单的功能完成记账。

2.记账工作由财务处负责财务审核的人员完成。

(二)有关账表

1.财务记账后,学校可以根据具体需要使用系统生成各种统计分析图表、账与报表,定期打印报送有关部门或保存。

2.账与报表:由固定资产管理部门人员,通过“账与报表”下的“财务账目表(十六大类)”、“财务账目表(十大类)”、“财务账目表(六大类)”、“统计分析报表(十六大类)”、“统计分析报表(十大类)”、“统计分析报表(六大类)”、“固定资产明细报表”

3.统计分析图表:由固定资产管理部门人员,通过“统计分析”下的“资产状况财务统计分析”、“固定资产统计分析图”菜单,生成有关管理部门的固定资产统计分析图表。

(三)财产清查

1.为了保证固定资产的账账相符、账实相符,学校每年都应对固定资产进行实物清查,并将清查结果与本系统现存的固定资产进行核对。

2.首先由系统管理员设置各资产清查部门及其人员的资产清查权限,然后设置一个资产清查过程,并且开始资产清查。

3.由资产清查部门人员登录系统,通过“资产清查”下的“资产清查”菜单,实现对已经通过财务审核的固定资产进行清查。

4.可以使用条码扫描终端,直接输入资产编号及手工填写资产数据清查。

5.系统管理员应在适当时机结束本次固定资产清查过程,此时各资产清查部门结束资产清查。

6.清查完毕后可打印资产盘亏、盘盈、现状不符资产明细表。

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