如何做好个人管理

搞定:通向从容之道

一、新情况,新做法

1、问题:增长的需求,匮乏的资源

1.1工作不再有清楚的界限

1)工作本身没有明确的界限;

2)工作缺乏界限导致工作量加大。

1.2 工作(生活)不断变化

1)组织架构处于一种永恒的变化之中;

2)专业人士具有更强的独立性和自由度;

3)人们在文化、生活方式、技术方面的相对变化速度,使得个人更有必要加强对其独特个人状况的掌控。

1.3旧模式和习惯让人力不从心

标准教育、传统的时间管理模型以及管理辅助工具,无法全面帮助我们应对新要求。

1.4 “大局”与事务的本质

1)干扰因素;

2) 个人管理系统存在欠缺;

3)更高一级的要求和价值观。

2、承诺:武术家的““一切就绪的状态”

2.1 “心如止水”的比喻

清楚杂念、保持清净和适当反应。

2.2 你能再需要时使自己进入“高效状态”吗?

提高自身的承受能力,认识到你具备减轻压力的技巧。

3、原则:有效地处理内心的承诺

3.1 管理承诺时的基本要求

1)如果这件事始终占据着你的头脑,你的思维就会受阻;

2)需要采取什么行动来推动工作进程;

3)一旦决定了需要采取的行动方案,必须在某一个经常查阅的系统中保存好行动相关的提示信息。

3.2 体验这种模式的一个重要训练

思考:排除无关压力,集中精力利用必要的机会和资源

3.3 知识工作的本质

1)对工作投入的思考,比实际付出的多,比预想的要少;

2)在知识工作中,没有人委派任务,需要由工作者自己确定;

3)思考结果是促使希望转化为现实的最有效的手段之一。

3.4 为什么有些事情总是萦绕在你的心头

1)还没有明确地认定它们的预期结果是什么;

2)还没有确定下一步确定行动是什么;

3)还没有把关于预期结果和即将采取行动的提示信息存入你所依赖的系统中去。

3.5 你的大脑并不总是那么管用

你的大脑会不由自主地帮你记录所有的未尽事宜,但不会给你准确的提醒,反而会给你希望思考的其他事项带来干扰,继而降低你的工作效率。

3.6 “材料”的转化

1)进入你的精神世界或现实世界中但尚未找到归属的任何事情,尚未确定它对你的真正意义、预期结果和下一步具体行动的所有事情。

2)“材料”一旦进入我们的生活和工作中,就需要对其定义并做出解释。

4、过程:管理你的行动

不可能管理时间;无法管理大量的信息;无法管理实务的优先级。

4.1 管理行动的重要性

1)在某个时间,你应该做什么;

2)已做好(结果)和正在做(行动)。

4.2 采用自下而上的方法

1)从当前活动和任务的最底层入手,更加行之有效;

2)完全掌控各种事务,并且采取一切有效方法保持这种清爽的状态,最佳途径。

4.3 对行动的横向管理和纵向管理

1)横向控制是把涉及的所有行动都管理起来,保证毫无遗漏地加以执行;

2)纵向控制是对每个具体主题或项目进行思考和协调,并跟踪其进展情况。

4.4 最重要的技巧:把一切事务赶出大脑

超出大脑负载限度,思考效率会急剧下降。

二、掌控生活:横向管理工作流程的5个步骤

收集、理清、整理、回顾、行动。

1、收集

1.1 百分之百地收集一切“未竟之事”

1.2 收集工具

1)有形文件夹

2)纸质记事簿

3)电子记事簿

4)录音设备

5)电子邮件

1.3 影响成功收集的因素

1)把一切赶出你的大脑;

2)尽量减少收集工具的数量;

3)定期清空收集工具。

2、理清

2.1 它是什么?

讨论收集的材料到底是什么,需要我们如何处理。

2.2 是否需要采取行动?

1)不需要采取行动

a 无用的垃圾,根本没必要保留;

b 目前不需要,但日后可能需要处理;

c 项目具有潜在有用信息,日后可能会派上用场。

2)需要采取行动

a 你承诺完成哪些工作?达成哪些目标;

b 下一步需要采取什么行动?

立即执行、指派他人、延迟处理。

3、组织整理

3.1 项目:任何一个需要多个步骤才能完成的任务

1)项目清单:不需要按照特殊顺序排列;

2)项目的辅助性资料:按照主题、题目或项目名称组织整理起来;

3.2 下一步行动的归类

1)日程表:不再需要“每日工作清单”

a 需要在指定时间执行的行动;

b 需要再指定日期执行的行动;

c 需要在指定日期获取的信息。

2)“下一步行动”清单

行动提示信息记录。

3.3 无须付诸行动的事务

1)垃圾;

2)需要酝酿的资料:“将来/也许”清单和备忘录

3)参考资料

4、回顾

4.1 回顾的内容和时机

“项目”清单、日程表、“下一步行动”清单、“等待处理”清单。

4.2 成功的关键因素:每周回顾

1)收集和加工处理所有的“材料”;

2)回顾整个系统;

3)更新各类清单;

4)做到彻底、清楚、实时和完整。

5、 执行

5.1确定某一时刻具体行动的“四标准法”

情境、有多少时间、有多少精力、重要性。

5.2确认每日工作的“三分类法”

a 执行事先安排好的工作;

b 处理突发事件;

c 安排自己的工作。

3)总体检视工作的“六层次法”

地面:当前行动;

1楼视野:当前项目

2楼视野:关注点及责任范围

3楼视野:目标

4楼视野:愿景

5楼视野:目的及原则

三、控制项目:纵向管理项目的5个阶段

1、强化纵向工作

为了严格控制某一个项目、找出解决方案或者确保行动方案切实可行,需要将精力聚焦在某个项目上。

1.1 定义目标和原则

1.2 展望结果

1.3 头脑风暴/集思广益

1.4 组织整理

1.5 明确下一步的行动方案

2、自然计划模式

2.1 一个简单的事例:计划出去吃饭

2.2 自然计划法不一定就是常规做法

2.3非自然计划模式:对比,未经历一系列思考过程;当一个“好主意”变成坏主意

2.4反应式计划模式:同上。

3、自然计划的技巧:5个阶段

3.1 目标

1)思考“为什么”这个问题的价值;

界定成功、建立决策标准、调配资源、激发动机、阐明重点、拓宽选择

3.2 原则

1)若与我们信奉的标准和观念背道而驰,结果势必是劳而无功;

2)能为我们行为提供清晰明确的指导。

3.3 前景/结果

这是询问“什么”而非“为什么”的问题。

1)聚焦的力量;

2)阐明结果。

3.4 头脑风暴/集思广益

1)捕捉你的想法;(思维导图)

2)分布式认知;(建立外脑)

3)头脑风暴的关键技巧

a 不判断、不质疑、不评估、不批判;

b 追求数量,不求质量;

c 把分析组织工作置于次要位置。

3.5 组织整理

1)明确时间的重要组成部分;

2)整理分类:构成因素、先后顺序、重要程度;

3)足够详细的描述。

3.6 下一步行动

1)基本要点:

a 针对当前这项工作进程中的每一个环节,确定下一步行动;

b 如果有必要的话,在计划过程中及确定下一步的行动方案。

2)抓住关键

3)需要更多的计划吗?

4)当下一步行动需要由别人完成时。

远离压力,提高效率

四、准备工作:确定时间、空间和工具

1、预留时间

安排整段时间启动管理计划(2天时间,周末或节假日)

2、准备工作区域

2.1 工作区域基本要素

1)基本:一张书桌、一个可以防止工作篮的区域、处理容纳核心数字工具的空间。

2)专业:电话、充电器、电脑、资料夹、文件夹、参考资料等。

2.2 家里设置一个工作区

保持与办公室一致的管理系统。

2.3 移动中的工作区

旅途中高效的移动办公区:公文包、背包、小书包、文件夹等便于携带的办公用品。

2.4、不要共享工作区

3、准备好管理工具

资料托盘(至少3个)、一叠信纸大小的白纸、一支钢笔或铅笔、便利贴、回形针、活页夹、订书机、透明胶带、橡皮筋、自动打签机、若干文件夹、一个日程表、废纸篓

4、构建一个归档系统的关键要素

4.1 成功归档分类的要点

使用自己的归档系统,并放在触手可及的地方;归档分类过程不应该超过1分钟,否则归档系统需改进;归档系统出了便捷以外,应该有趣、好用、完整。

1)一般性归档系统应该触手可及;

2)按字母排序(或者按拼音排序);

3)能够随时创建空的文件夹;

4)确保有方便存储的庞大空间;

5)用自用大签机来标注文件夹;

6)至少一年整理一次归档系统。

4.2 作为成功因素本身的归档工作

5、最后一件需要准备的事

处理或推迟在那一个时间段内你需要处理的任何其他事务。

五、收集阶段:归拢材料

1、外在的收集工作

1.1哪些东西不该动

日用品、参考资料、装饰品、办公设备。

1.2收集过程遇到的问题

1)收集的内容过多,一个工作篮不够用;

2)可能偏离到清理和整理的环节中去;

3)可能碰到一些以前收集和整理过的东西

4)可能碰上一些紧急事项。

1.3收集的顺序

1)从办公桌开始

2)办公桌的抽屉

3)柜子、台子的表面

4)柜子、台子的内部

5)地板、墙壁和书架

6)设备、家具和房间设施

7)其他地方

2、内在的收集工作:清空你的大脑

利用“引子”清单帮助没有遗漏地清空大脑,并纸质化,放入工作篮。

3、收集的成果

1、大脑空空如也,无牵无挂;

2、工作篮慢慢当当。

六、理清阶段:清空工作篮

1、处理阶段的方法指导

1.1 从最上面的一项开始

1)紧急搜索不能清理;

2)“后进先出”还是“先进先出”;

1.2 一次一事

1.3 永远不要再放回工作篮

2、处理过程的关键问题:“下一步行动是什么”

2.1 如果不需要行动,该肿么办?

1)垃圾;

2)待酝酿的事务;

3)参考资料。

2.2 如果需要采取行动,具体行动是什么?

下一步行动必须是可执行的具体行动

2.3 一旦确定了下一步行动

1)立刻执行(两分钟原则);

2)委派他人(上下级、客户等);

邮件、字条、语音留言和短信、电话。【等待清单】

3)推迟执行。

2.4 剩下的“悬而未决”的事宜

由委派他人和推迟行动组成。

3、明确你手中的项目

开阔视野,将注意力从独立行动的具体细节提升更宏观的方面。

项目:所承诺的,需多步行动才能达到的目标

七、组织整理:建立好清单

1、基本分类

“项目”清单、项目的辅助资料、记录在日程表中的行动和信息、“下一步行动”清单、“等待”清单、参考资料、“将来/也许”清单。

1.1 界限的重要性

彼此混淆、没有界限,组织整体失去意义。

1.2 需要的仅仅是清单和文件夹

2、组织整理行动提示信息

2.1 纳入日程表行动提示信息

1)对执行时间有刚性要求的,纳入日程表管理;

2)没有指定时间,越快完成越好。

2.2 组织整理需要尽快完成的行动提示信息(ASAP 行动)

1)根据情境分类;

电话、在电脑旁、外出事宜、在办公室时(杂事)、在家时、议事日程、阅读/回顾。

2)组织整理“等待”清单

a “等待”清单只有放在手边才能取得最佳效果,而且与“下一步行动”清单放在同一系统中才能取得最佳效果。

b 清单上要包含每个项目的时间要求和商定的截止期限。

2.3 使用原始信息作为自身的行动提示

1)纸质提示信息的管理;

2)电子邮件类提示信息的管理

3)关于四处散落提示信息的警告

3、组织整理项目提示信息

3.1 “项目”清单

1)一个完成项目清单的价值

a 对于控制和关注至关重要;

b 缓解微妙的紧张状况;

c 使每周回顾的重点一目了然;

d 促进关系管理。

2)何处寻找待发现项目

a 当前活动;

日程表、清单。

b 较高视野的利益和承诺;

专业职责、职业目标、公司目标和战略计划。

c 当前的问题和机会。

问题、流程改进、创意和能力建设。

3)仅用一张清单?还是进一步细分

a 一张项目清单作为总目录使用;

b 细分项目清单的几种常见方式

个人/职业、委派给他人的项目、特定类型项目。

4)如何处理子项目

一个大项目的主题列入“项目”清单,需针对该项目另列一个子项目清单,将其与项目

计划等资料放在一起,共同作为回顾项目时候的“项目支持资料”。

3.2 项目辅助资料

1)不要把项目辅助资料作为项目提示信息;

a 如果养成每周例行回顾检查习惯,文件柜是存放这些材料的最好地点;

b 如果不能做到每周回顾,最好把辅助材料放在一个常备的文件中,或者放在“悬而未决”工作篮中,放在其他容易看到的地方。

2)组织整理对项目的想法

用何种方法来保存项目提示信息。

a 添加笔记;

b 电子邮件和软件应用程序;

c 纸质文件夹;

d 笔记本/活页夹。

4、组织整理非行动性资料

4.1 参考资料

各种参考资料管理系统

1)一般性参考资料归档系统;

2)专门资料的归档;

3)联系人管理工具;

4) 图书馆/档案馆式的归档系统:基于个人的。

4.2 “将来/也许”类事情的管理

1)“将来/也许”清单

a 为你创造性的想象力创建一个清单;

b 重新评估当前进行中的项目

2)“将来/也许”的特殊类别

食品、子女、读书、电影等。

3)堆积“保存及回顾”文档的危险

只“保存”而不“回顾”,丧失清单价值。

4)用日程表记录将来要做的事情

a 提醒自己开始落实某个项目;

b 你可能想要参与的活动;

c 提醒自己做出决定。

5)备忘录系统

4.3 核查清单:创造性和建设性提示

1)你希望关注的事项;

2)首先,对项目和行动心中有数;

3)规划工作和责任范围内的关键性区域;

4)各级别的核查清单。

工作范畴、运动、旅行、每周回顾、培训计划的组成要素等、关键客户、个人发展等。

八、回顾阶段:保障系统的有效运行

问题:回顾应该要关注哪部分的内容?安排在何时进行?回顾应该怎样进行?每隔多久才能保障系统持续运转,并解放大脑。

1、要回顾哪部分内容?在什么时候进行?

1.1 首先看一看日程表

1.2 然后看一看行动清单

1.3 根据情境选择恰当的回顾内容

2、更新系统

2.1 每周回顾的重要作用

始终记得最重要的工作、最重要的目标,把握自己的方向。

2.2 什么是每周回顾

每周回顾就是为了再次清空大脑并为未来几周确定方向而需采取的行动。

1)确认

收集散落的纸片和材料,清空收集工具,清空大脑。

2)更新

回顾“下一步行动”清单,回顾过往的日程表数据,回顾即将到来的日程,回顾“等待”清单,回顾“项目”清单,回顾任何相关的核查清单。

3)创造

回顾“将来/也许”清单,收集奇思妙想的点子,进行回顾的恰当时间和地点,高级管理人员的回顾时间。

2.3 大局的回顾

九、执行阶段:选择最合适的行动

1、确定某一时刻具体行动的“四标准法”

1.1 情境

1)根据不同情境的行动提示信息。

2)创造性的情境分类。

1.2 有多少时间

1.3 有多少精力

1.4 重要性

2、评估每日工作的“三分类法”

2.1 时刻保持自己的平衡

干扰和打断是不可避免的;

2.2 总体检视工作的“六层次法”

5楼视野:人生

4楼视野:长期展望

3楼视野:1-2年目标

2楼视野:关注和责任范围

1楼视野:当前的工作

地面:目前的行动。

2.3 把“要事优先”的思维赶出大脑

十、学会控制项目

1、我们需要更多的非正式计划

2、哪些项目需要进行计划

已决定下一步行动,却依然吸引力注意力的事务;那些以外冒出的新点子或临时性出现新细节的信息。

2.1 项目计划也需要确定下一步行动

1)典型的计划步骤

头脑风暴、组织整理、召开会议、收集信息、随时产生的想法

3、项目计划的辅助工具和架构

3.1 思维辅助工具

3.2 书写工具

纸张和记事本,数字化工具,

3.3 辅助架构

1)根据需要创建文件夹或者活页夹

2)纸张与数字化

3)软件工具

4、如何在生活中应用这些手段

思维导图。

第三章 三个关键原则

11、原则一:养成收集的习惯

12、原则二:确定“下一步行动”

13、原则三:学会关注结果

14、GTD 和认知科学

15、GTD 精进之路


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