英国的企业档案管理

英国的企业档案管理——标准、实践以及新发展

收藏 分享 2011-4-3 19:12| 发布者: admin| 查看数: 481| 评论数: 6

摘要: 英国的企业档案管理——标准、实践以及新发展来源:企业与知识研究中心 背景 首

先是一些关于英国企业档案的界定。 企业或者商业这个术语通常是用来描述商业的或者工

业性质的工厂、公司制 ...

英国的企业档案管理——标准、实践以及新发展

来源:企业与知识研究中心

背景

首先是一些关于英国企业档案的界定。

企业或者商业这个术语通常是用来描述商业的或者工业性质的工厂、公司制造或者

进行货物贸易,提供物品及服务。通常这些公司是私营的而不是国有的,都以营利为目的。 企业档案是指那些由于他们具有永久保存的价值,比如基于历史原因,需要保留好

的文件资料。

企业档案或者企业一些部门的档案是作为企业保留和保持这个公司有档案价值的文

件而起作用的保管单元。

这和中国的情况不一样,在中国,很少有公司具有完全一体化且综合的文件管理和

档案系统。因此,这通篇文章都是假设它凡是涉及到企业档案和保管单元的都只是包括有永

久保存价值文件的管理,除非我有详细说明它有其他方面的含义。

正式的内部企业档案管理的概念的发展历程在英国有着一个不同寻常的悠久的历史。

它的根源可以追溯到19世纪的《公司法案》,从1856年开始,一些特定种类的文件被义务

的要求不固定的保存。为企业档案保管做出正式规定的第一家英国企业是英国银行和米兰银

行(现在他们都是汇丰银行的一部分),那时是1930年。尽管直到1960年,巨大数量的企

业才开始委任档案工作人员以职务。

在20世纪的最后30年,在英国企业档案的数量急剧增加。在今天有80多家企业

拥有自己的正式的档案馆。这意味着他们建立了档案管理的方针政策,雇用了专业的档案管

理人员,积极提供对内对外的档案利用。

企业档案工作的发展在英国并不是在同一时间波及全国的所有部门的。在英国并没

有档案法规来控制企业的档案管理。这里没有任何法定义务像《英国法案》那样要求任何文

件都永久保存。因此,企业有权利选择保存或者不保存档案。一些特定行业对于保存档案的

重视程度要高于其余一些行业。在英国,银行是引领企业档案工作的部门。英国所有大的银

行以及一些小的商业银行都有正式的档案服务。其他的行业档案工作做得不错的还有石油公

司、电信行业、新闻电视媒体、酿酒厂以及零售商。

演讲者在行这个要点中将介绍一些独特的企业档案工作问题

企业档案馆和企业结构的关系不同于企业档案部门。大多数企业把内部档案管理当作

公司的一般工作环节。这种关系,可以使公司保持其对关于资金及可运作资产文件收集的拥

有权;也能使这些公司在未来控制对这些档案的利用。在公司,文秘部门通常是保管企业档

案的场所,它们有责任按着《英国法案》或者其他法规来保存文件。另外一种普通的管理档

案的方式是通过企业的通信部门,特别是对于那些被看作有根本的可提升价值的档案可以用

这种方式。拿汇丰银行集团的档案馆作例子,它是一个对内的档案部门,拥有4个档案管理

员,它坐落在伦敦汇丰银行集团总部,委托企业通信部门来管理。

然而,在一些企业,档案工作不是作为一个对内运作的单元。企业日益普遍趋向于

把档案工作转向信托机构。信托机构把文件收集的拥有权和管理移交给档案馆。举例说,在2004年,慈善Guardian基金会成为保护协会和观察报的档案收集的合法拥有者。这种把档案转到信托机构的方式有利于档案馆成为独立的管理者,不管这个公司未来命运怎样,它都负责保护档案的未来保存。这些档案从公司独立出来也可以鼓励从外部捐赠者中获得文件,这些捐赠者比如说有编辑、摄影师、通讯员,他们都是和报纸有些关系的人。此外,慈善信托机构考虑从外部获得资助的申请,同意实现支持正在进行的为研究者服务收集的档案的保存。

企业档案工作的标准及实践

企业的本质,企业和档案部门之间关系的本质影响着企业档案工作人员的优先权和责任感。在英国,从银行到酿酒厂,这些不同行业的企业,保持着自己的企业档案单位;他们从内部公司联合用不同的人员来管理这些立档文件单元,把档案聚焦于研究者和慈善信托机构,这意味着,没有像这么典型的企业档案馆。

但是英国的企业档案管理体现着两大重要发展趋势,这两个趋势特别是在进行企业的主要文件收集方面显得尤其的突出。第一个趋势,企业档案馆在选择、管理、档案收集保存方面朝着专业化的前瞻性的标准努力。第二个趋势,企业档案工作者作为信息提供者的角色,引进创新性的服务,为了获得未来的支持和资助而强化档案的价值。

1、专业性的、前瞻性的标准在选择、保存、编目、档案中的应用。

在当今,英国的大部分企业档案工作者都是全职的专业的人员,他们拥有由英国的大学授予的档案管理和文件管理专业的研究生学历。他们的课程为所有的档案工作者提供的是一个宽广的、全面的培训,为的是培养出能够适应各种档案工作的专业人员。

在企业界,聘用一个专业的、有远见及前瞻性的人员来管理企业档案,在维护和维持档案的发展方面是很关键的。档案管理的范围很广,档案工作者需要适应各种专业的档案工作标准,比如说,编目中的国际标准ISAD(G),档案保存环境的英国标准5454。在这篇报告中,我没有足够的时间阐述所有的标准,只是选择着重关注那些在现代企业环境下推动档案工作前进被企业档案工作适用的新发展。我要再次提到这些发展是由把握企业大量的文件收集的档案工作来控制。

数字化文件的保存

在现代的数字化世界,档案的形成形式已经超出了原来占统治地位的纸质形式,传统的档案原则与实践在指导工作时的效率正在降低。英国大部分企业档案工作者高度重视到数字化文件管理的问题。他们意识到要把档案的坚定、管理、保存活动提前到电子文件生命周期的前端,从而来保证电子文件在数字化时代仍然保持其可用性。下面强调一下一些面临的挑战:

(1)数字化文件的档案价值在它产生的时候就要被确定,并在整个文件生命周期中对它进行管理,从而来保证:

a)文件被捕获,电子文件产生时的所有卷册都不被忽视。

b) 电子文件的凭证性、情报价值是通过电子文件的真实性和完整性来实现的。传统的文件都是在纸张上或者羊皮纸上产生的,他们在纸上记录的内容是很明显的,要改变这些文件的内容没有一定的探测技术是很难的。而电子文件,没有明显的线索,要改变和作假药简单的多。因此,保证电子文件的真实性和可靠性,必须要对文件以及做了任何改变的审查线索进行管理,明确由谁在什么时候产生了文件。

(2)另外,纸质的和羊皮卷的档案从产生到现在已经在有了相对大的时间跨度,在他们变得容易破碎且容易腐蚀前,“如果没有一百年的话,也有好几十年了”。

把文件放在合时的保管环境中,如果需要的话还可以应用经过试验的可靠的保存方法,一般是选取能适应的温度的物理保存方法比较好。电子文件利用的持久性以及其可读性

会随着时间的流逝而受到威胁,因为他们要依赖于存储数字化内容的保存介质、计算机硬件及软件。而且,存储介质、硬件、软件很容易被技术改变。英国 BBC电影档案馆在负责保存BBC电视公司的电影胶片。这些在档案馆中存放的胶片大多数是用数字化的D3磁带形式。然而,为D3磁带生产播放器的松下公司选出他们不再生产这种播放器了。那么这给BBC公司要保存那些存在数字化D3磁带形式下的电影胶片的可用性,但是却没有播放器来播放支持这些磁带留下了问题。

在英国的许多企业档案馆,都前瞻性地努力在文件生命周期的前端保持文件的完整性和持久性以此来解决第一个挑战。

在一些大公司的内部档案馆都开发了文件管理部门,或者是组织机构与文件管理部门一起合作。举个例子,联合利华——这个引领食品、家居用品、个人用品的国际化制造商,他们的档案馆和文件管理服务在2002年合并到一起了。英国银行,尽管档案馆和文件管理单位是分开的,但是他们要向共同的领头上司部门汇报工作,而且他们这两个部门也是紧密联合在一起的。在一些公司,就算没有一个正式的了解文件管理流程的档案工作者,他们也要用实践来影响从文件产生开始的档案管理。

鉴定过程

档案工作的流程通常从鉴定工作开始,选择和评估一些重要文档,这些文档是一个集团组织为了用来构建它的历史、产品、服务理念、发展过程而想要或者需要长期保存的。从历史上看,档案的收集在企业环境中大都是发生在一份文件的生命周期之后的,就是它一旦对企业活动不再有现行价值作用了,才收集它。

在数字化时代,一个企业有大量的不同形式的电子文件产生,电子文件的性质容易丢失。所以,企业档案工作人员需要在文件形成的尽可能早的时间开始鉴定档案的价值,也就是在文件的产生时期和文件捕获时期。比如说汇丰银行,档案工作者和其他部门组织起来在总部办公室举行会议讨论文件在形成时期潜在的档案价值。他们要和各部门协商达成一份政策文件,确定文件一系列的档案价值,明确一份文件产生后,在它转交到档案馆永久保存前,需要在部门保留多久。为了监督和协调文件持续转换为档案,档案队伍确定和部门每年开一次回顾会议。这个每年一次的会议需要对任何系列的新文件进行回顾,并加进口政策里;也要对当年产生的一些专门的特别的工程项目回顾并进行记录。

文件管理政策及流程

为了影响文件管理和企业保存档案文件的流程,档案工作者愈加注重文件管理政策的发展,以及企业所采用的文件的形成及保持文件可靠的流程。一份政策文件里包含有清晰的声明,在文件管理中文件形成者需要具备的责任;有企业的正式的指导手册;要求企业和其员工遵守这些规定。这些程序提供个人方针以实现最优的整理档案文件的实践,呼吁高效率的执行政策。

2003年,我在英国东北地区参加了一个考虑电子档案长期保存的范围的调查。在4个企业档案馆参与的调查中,3个馆已经涉及文件管理的较宽范围的政策的组织机构发展;2个馆在负责那些政策的实际执行。同样控制着可靠文件的管理和保持,这些政策明确的表明,文件被鉴定为有持久的价值的,最终必须转交到档案馆。

为了获得高级管理权威机构去记录这些管理政策,企业档案工作人员重新包装、出版符合公司优先权的电子文件管理的价值。比如说,在香港的汇丰银行,我鼓励高层管理部门支持一份电子文件管理的评论,我就强调它会给我们的运作提高效率,我们减少在存储和保持不需要的信息的不必要开支,那么我们的开销也会得到节省。在其他一些商业企业,顺从规则被

证明会有关于增强电子文件管理的重要争论。在药学行业,举例说,立法清晰地要求有可靠的电子文件来证明一种药的发展,保持并保留整个药物发展的生命周期。

信息管理系统

一些企业档案馆还影响机构选择信息系统的决策。那些系统要能实现电子信息的生成、管理、利用。联合利华档案馆和文件管理部门,他们鼓励集团和电脑系统的经理引进一种叫作“Live Link”电子文件管理系统,这个系统具备支持文件的产生、维持、保存、构建可靠文件的功能。

长期的可利用性

尽管许多企业档案馆在影响整个文件生命周期过程中文件的生成、管理上取得了很重要进步,但是我不认为任何一个档案馆已经开发出了可以抵抗软件、硬件障碍从而保证电子文件长期可用性的策略。还要看对于这样的政策,档案工作者要想获得公司的资金赞助和资源支持是否能成功。同时,在早期的鉴定文件的活动中,对公司有长久价值的文件要移交到档案部门保管。那么档案库房就会成为一个极好的审查文件可用性的地方,时间到时就可以申请保存的标准。像BBC电影公司档案馆,买尽可能多的D3播放器,节省部件来维护机器,再寻找更加可用的形式来转换D3磁带,这样,这种格式的电影胶片的内容就能长期保存。


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