审查内容及方法

审查内容及方法

1、审查招标方是否具有规定的招标资格。首先审查招标方是否具有法人资格,招标项目是否符合其法定的经营范围和经营方式。招标是一种民事法律行为,民事法律行为的当事人必须具有相应的民事权利能力和民事行为能力。因此,招标方具有法人资格,招标项目属于其法定的经营范围是举行招标的首要条件。其次是审查招标方是否符合国家有关规定要求的其他条件。招标是一种复杂的经营活动,要求具有较高的组织能力和技术水平,并非任何单位都能办理。因此,根据国家的有关规定,组织招标活动的单位不仅需具有法人资格,而且还需具有其他相应的条件。如交通部1990年制订的《水运工程施工招标投标管理办法》明确规定,招标单位除需具备法人资格外,还需具有“有与招标工程相适应的工程管理、预算管理、财物管理能力;有组织编制招标文件和标底的能力;有对投标者进行资格审查和组织评标定标的能力”。目前,我国尚无统一的招标投标法规,各部门对其主管的行业和项目的招标方应具备的条件往往有不同的要求。公证机关在该项审查中应特别加以注意。

2、如果该项招标活动是受委托的,则要审查受托招标方是否具有规定的招标条件。首先是审查受托招标方是否具有法人资格。其次是审查受托投标方是否具有受托举行招标活动的资格和规定的条件。由于招标投标活动的复杂性,非一般单位所能承担,因而国家有关部门都对各类招标项目的委托作了较为严格的限制。如根据原国家经委制定的《申请进口机电设备国内招标暂行办法》的规定,申请进口机电设备的招标必须委托经原国家经委批准成立的各机电设备招标公司组织。也就是说,申请进口机电设备的招标,受托招标单位只能是机电设备招标公司。又如,根据物资部制定的《建设工程设备招标投标管理暂行办法》的规定,建设工程设备的招标,受托招标单位应是经物资部审查认可的设备成套单位,并需具备“有组织建设工程设备供应工作的经验,有与设备招标业务相适应的专业技术人员及经济管理人员;具有编制招标文件和标底的能力;具有对投标单位进行资格审查和组织评标的能力”的条件。最后是审查受托招标方是否已获得招标项目单位的合法授权。另外,还应对授权委托书的内容进行审查。主要是审查委托书中双方权利义务的规定是否完善、明确、合理。特别是应注意防止受托招标方利用有利地位(如根据有关规定或主管部门批准,该项招标项目必须委托其办理)提出不合理要求,损害委托方利益。

3、审查申请人是否具备申办该项招标投标公证的资格。如果申请人是招标方或受托招标方的法定代表人,主要是审查其法定代表人资格证明和其个人身份证件。如果申请人是招标方或受托招标方法定代表人的代理人,主要是审查其是否具有法定代表人签署的授权委托书,审查其个人身份证件。

4、审查该招标项目是否已获得有关部门批准以及是否已具备其他规定的条件。根据我国现行管理体制,大多数的招标项目都需要经有关主管部门批准,并需同时具备其他规定的条件。如根据《建设工程招标投标暂行规定》的规定,实行工程施工项目招标,要有经批准的工程项目计划、设计文件和所需的资金;对勘察设计项目实行招标,要有审批机关批准的设计任务书和所需资金。公证人员应根据不同的招标项目按有关规定分别进行审查。

5、审查招标文件。招标文件是招标投标活动中最主要的文件,是投标方编制标书、参加投标和招标方评标定标的主要依据,也是整个招标投标活动的主要规则。招标文件一旦发出,就在整个招标投标活动中对招标、投标双方都具有法律约束力。因此,招标文件编制的好坏,直接关系到整个招标投标活动的成败,关系到招标、投标双方的合法权益能否实现。而且,在实践中,除少数专业招标公司外,许多招标单位往往对招标文件的编制重视不够,或因缺乏经验、业务水平不高,使招标文件达不到应有的要求。因此,公证人员应把对招标文件的审查作为整个审查工作的重点,对全部招标文件进行全面、认真、细致的审查。对招标文件的审查,首先是审查招标文件的内容是否完备。根据国家有关招标投标的规定和近年来招标投标的工作实践,招标文件一般应包括:(1)招标说明书;(2)招标人须知;(3)招标项目技术要求及附件;(4)投标书格式;

(5)投标保证文件;(6)合同条件及格式等六个部分。其次是审查招标文件中所提出的招标条件是否公平、合理,是否符合项目主管部门批准文件的要求。这里,要特别注意防止损害国家利益的行为和行业或地方保护主义的现象。如有的机电设备国内招标的设备需方故意拔高技术要求或商务条件,以达到进口的目的;有的建筑工程招标的建设单位硬性提出一些不合理的条件,以使外地或外系统的投标方不能中标。三是审查招标文件中有关投标、开标、评标定标的程序、原则、方法,招标投标对当事人的效力,无效标书和招标不成的认定及处理方法等问题的规定是否合法、完善,是否科学、合理、明确。四是审查招标文件的文字是否清楚、准确。在审查过程中,对不完备的,公证人

员应要求招标方予以补充;对不当之处,应要求招标方予以修改。必要时,公证人员应协助招标方对招标文件进行修改、补充。

6、审查标底的编制和审批情况。标底是整个招标活动的一项最主要的经济指标,是评标定标的主要依据。能否科学、合理地确定标底不仅影响到招标投标活动的成败,也关系到招标项目能否取得良好的经济效益。鉴于绝大多数招标活动都采取“暗标”方式,即标底在开标之前对外保密,因此,公证人员对标底的审查主要是审查标底的编制是否符合规定的程序和原则,根据有关规定,标底需要报批的,还要审查标底是否经过有关主管审核、批准。对采取“明标”方式的,公证人员还应对标底编制的方法、数额的确定是否科学、合理进行审查。

7、审查评标委员会。评标委员会是招标活动中的一个重要的组织机构,其职责是对招标方所投标书,根据招标文件的要求和标底进行评议,确定哪一个投标方中标。评标委员会的人员组成及其工作对招标投标活动能否实现公平、公正、平等、择优中标的原则具有关键性作用。因此,评标委员会应具有权威性、公正性、超脱性。公证人员对评标委员会的审查,首先是审查评标委员会的人员组成是否合理。评标委员会一般应由招标单位人员、有关主管部门和业务部门、有关技术、经济、法律等几方面的专家组成。这样才能保证评标委员会具有充分的代表性和权威性。其次是审查评标委员会委员和评标委员的所在单位与投标方有无利害关系,与投标方有利害关系的人和单位的成员不得担任评标委员,以保证评标委员会的超脱和公正。有无利害关系主要是指与投标方有无直接的经济关系、行政关系。如投标方是个人的,还应审查评标委员与该投标人有无其他的利害关系,如亲属关系等。需要说明,如该项招标系邀请招标,即投标方在投标前尚未确定,此项审查可在投标过程中或投标结束后进行。

8、如果该项招标需对投标方进行资格预审,公证人员还应对招标方拟定的资格预审文件进行审查。主要是审查资格预审文件的内容是否完善。所提要求是否合理、可行。公证人员在对上述各项内容进行审查的过程中,应当认真审核、查证当事人提供的各项材料,对其中违反国家法律、政策及有关规定的内容,应要求当事人改正;对当事人提供的材料不完备的,应要求当事人予以补充;对不清楚、不准确或不合理的内容,应提请当事人予以修改;对当事人提供的材料有异议的,应要求当事人重新提供,或主动向有关部门进行核查。

对上述各项内容进行审查时应及时、迅速,注意时效。这里所说的时效,非指公证机关办证的期限,而是指该项招标投标活动的时间安排。每一项招标投标活动都有其自身的时间安排,一旦确定,一般不得任意更改。因此,公证人员在招标单位的申请决定后,一是应要求当事人尽快提供有关的材料,二是应及时对当事人所提交的材料进行审查。要保证按招标投标活动的时间安排完成相应的审查工作,以免延误时间造成招标投标活动被迫推迟,或因时间急迫来不及进行认真审查而草率从事,影响公证质量。 经上述审查,对具有下列情况之一的,公证处应对该项招标活动拒绝公证。

(1)招标方不具备招标资格;

(2)受托招标方不具备招标资格或未获招标方合法授权;

(3)招标项目或招标活动未获有关主管部门批准;

(4)招标文件及有关材料不真实或不合法。

公证处决定拒绝公证,应将拒绝的决定和理由书面通知该项公证的申请人,并告诉申请人对拒绝公证不服的复议程序。申请人对公证处拒绝公证的决定不服申请复议的程序,与对公证处拒绝受理不服申请复议的程序相同。


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