档案鉴定销毁工作规定

档案鉴定销毁工作规定

1目的

为贯彻落实国家有关档案管理法律法规,促进*******(以下简称:公司)档案管理工作的规范化、制度化、特制订本规定。

2适用范围

本规定适用于公司各部门。 3档案鉴定销毁范围及鉴定原则 3.1鉴定销毁档案范围 3.1.1保管期限已满的档案。 3.1.2无保存利用价值的档案。 3.2鉴定档案的原则

3.2.1鉴定档案本着“充分利用原卷,一般不拆卷重整,保管期限就高不就低”的原则,采取直接鉴定法。逐卷逐件审查卷内文件,切忌只看案卷标题而部审查卷内文件。

3.2.2鉴定中要具体对待保管期限混杂的案卷。永久卷混有与卷内文件内容联系密切的个别长期、短期文件可以不拆卷,但混杂的长期、短期保管的文件,应拆卷重新组卷。长期保管案卷内混有少数短期文件,保管期限可以重长,一般不拆卷。

3.2.3鉴定要考虑档案的价值,应以反映公司只要职能活动面貌为出发点,以档案的内容为中心,保证单位历史沿革的延续,结合考虑公司的工作性质、地位、活动范围以及档案的产生事件、完整程度、可靠性、有效性和外形特点等因素,弄清档案与公司之间的关系,确定档案的价值,进行鉴定。

3.2.4会计档案鉴定销毁按照财政部、国家档案局《会计档案管

理办法》执行。会计档案鉴定销毁要根据特殊性进行鉴定,鉴定销毁应注意以下几个方面:

3.2.4.1对于涉及债权债务的会计凭证档案在解决债权债务问题之前应予以保留,延长保管期限,待问题解决后在进行鉴定,已决定取舍。

3.2.4.2对于涉及固定资产的会计凭证在固定资产使用期间不宜销毁。固定资产的使用年限不一,其会计凭证保管期限应高于使用年限。

3.2.4.3对于涉及国外的期满会计凭证不宜销毁。 3.2.4.4对于涉及员工权益的期满会计凭证不宜销毁。 3.2.4.5对于涉及案件的期满会计凭证,在案件办理完毕前不宜销毁。

3.2.4.6对于涉及土地、房产等各种经济纠纷的期满会计凭证档案,在纠纷解决完毕前不宜销毁。

4鉴定销毁档案工作程序

4.1制订计划。对于符合鉴定销毁条件的档案,档案部门在制订档案鉴定销毁工作计划,并报总经理批准后,方可进行鉴定销毁工作。对于会计档案要向财务部经理请示,待批准后,再组织鉴定销毁工作

4.2鉴定工作。定期对已到保管期限或无保存利用价值的档案进行鉴定。对于符合鉴定销毁条件的档案,首先经鉴定小组进行鉴定,得出鉴定结果,并拟写鉴定报告。报告中陈述鉴定的标准、方式和方法,对于符合销毁条件的档案说明销毁原因,对于仍需继续保存的档案应重新划定保管期限。档案鉴定清册(表格:1)要求填写清楚每件文件的信息,并附经档案鉴定销毁领导小组批准的鉴定小组成员名

单。档案鉴定清册永久保存。

4.3编制档案销毁清册。经过鉴定小组人员的鉴定,对确无保存价值的档案,必须以全宗为单位编制销毁清册,销毁清册由办公室依照鉴定小组鉴定结果编制。销毁清册封面应设置全宗号(暂不填写)、销毁档案的数量、鉴定小组负责人的签字及时间、批准人的签字及时间(销毁档案的批准人为企业法人代表)、监销人的签字及销毁时间等项目。清册中档案销毁登记表(表格:)准确揭示每一份销毁文件的内容和成分,为日后查找档案销毁情况提供依据。

4.4编制销毁档案分析报告。档案鉴定销毁领导小组根据待销毁档案的鉴定结果及档案销毁清册,组织编制销毁档案分析报告,报告中对需销毁档案的数量及内容作简要介绍。并提出销毁意见、陈述销毁原因。

4.5审核工作。将档案销毁清册及销毁档案分析报告提供给办公室进行审批。审批后将档案销毁清册以及签批手续,向总经理上报并由总经理批准销毁。

4.6延期销毁。为慎重起见,准备销毁的档案,在经总经理批准后,还需要继续保存一段时间后销毁,一般以半年为宜,以避免因档案潜在作用尚未被发现而造成无法挽回的损失。

4.7销毁工作。总经理批准销毁的档案,由2名工作人员将其销毁,不能当作其他用途。无论采用什么方法,档案鉴定销毁小组必须指定2人以上监销(其中一人为办公室人员),确已销毁后,监销人在销毁清册上注明“已销毁”字样、销毁日期和签字,以示负责。销毁清册永久保存。

表格编号:

档案鉴定清册

档案鉴定小组人员名单

附件1:

档案销毁清册

编号: 全宗号:

销毁档案数量:

鉴定小组组长签名: 日期:

批准人(法人代表)签名: 日期:

监销人签字: 销毁方式: 销毁日期:

表格编号:

档案销毁登记表


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